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DeutschGesundheit und Pflege
Backup für Pflegeheime, ambulante Pflegedienste und Tagespflege
Mindtime sichert Postfächer, geteilte Ablagen, Dienstpläne und die Laptops und Tablets Ihrer Pflegekräfte, für Teams auf Microsoft 365 ebenso wie auf Google Workspace. Die Backups für Pflegeeinrichtungen liegen unveränderlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Pflegeeinrichtungen brauchen ein eigenes Backup, weil Tourenpläne, Dienstpläne, Pflegeberichte und die Post mit Angehörigen in Cloud-Diensten liegen, die keine unabhängige Kopie für Sie vorhalten. Mindtime sichert Microsoft 365 oder Google Workspace, Endgeräte und Server unveränderlich in Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden und prüft jeden Backup-Job.
Was auf dem Spiel steht
Was ein Pflegeheim oder Pflegedienst nicht verlieren darf
Pflegedokumentation und ihre Anhänge
Informationssammlung mit Risikoeinschätzung, Maßnahmenplanung, Bericht und Leistungsnachweise stehen in der Pflegesoftware. Wundfotos, eingescannte Arztanordnungen, Vollmachten und Patientenverfügungen liegen dagegen oft als Dateien auf einem Laufwerk oder in der geteilten Ablage.
Tourenpläne und Dienstpläne
Ein ambulanter Dienst plant jeden Tag neu, wer wann zu wem fährt. Fehlt der Tourenplan am Morgen, wartet eine Klientin auf die Insulingabe, für die niemand eingeteilt ist, und die Pflegedienstleitung telefoniert die Frühschicht zusammen.
Post mit Angehörigen, Hausärzten und Betreuern
Absprachen mit Angehörigen, Rückfragen an die Hausarztpraxis und Schreiben von gesetzlichen Betreuern landen im Postfach, nicht immer in der Pflegedokumentation. Wird ein Konto gelöscht oder übernommen, verschwindet dieser Verlauf mit.
Regeln und Pflichten
Was SGB XI und die Qualitätsvereinbarungen zur Pflegedokumentation sagen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
§ 113 SGB XI: Pflegedokumentation elektronisch führbar
Die Vertragsparteien nach § 113 SGB XI legen die Anforderungen an die Pflegedokumentation fest. Das Gesetz verlangt, dass sie in der Regel vollständig in elektronischer Form geführt werden kann. Je mehr davon digital läuft, desto mehr hängt Ihre Dokumentation an Servern, Cloud-Konten und Tablets. [1]
Vollstationär: mindestens drei Jahre aufbewahren
Die Maßstäbe und Grundsätze für die vollstationäre Pflege verlangen, dass das Dokumentationssystem Stammdaten, Informationssammlung mit Risikoeinschätzung, Maßnahmenplanung, Bericht und Leistungsnachweise erfasst. Die Pflegedokumentation ist mindestens drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Leistungserbringung aufzubewahren. [2]
Ambulant: Änderungen nachvollziehbar, Notfalldaten auf Papier
Nach den Maßstäben und Grundsätzen für die ambulante Pflege, gültig ab 1. Juli 2026, dokumentiert der Dienst Veränderungen nach jedem Einsatz. Bei elektronischer Dokumentation müssen Änderungen nachvollziehbar sein, und wichtige Stamm- und Notfalldaten bleiben auf Papier beim Pflegebedürftigen. Für die Aufbewahrung gelten die gesetzlichen oder vertraglichen Fristen. [3]
§ 105 SGB XI: Abrechnung mit Tag, Uhrzeit und Beschäftigtennummer
Pflegeeinrichtungen geben in den Abrechnungsunterlagen ihre Leistungen nach Art, Menge und Preis an, mit Tag und Uhrzeit, der Beschäftigtennummer der Pflegekraft und der Versichertennummer. Sobald die Voraussetzungen erfüllt sind, läuft die Übermittlung an die Pflegekasse ausschließlich elektronisch. [4]
Wenn etwas schiefgeht
Die geteilte Ablage der Pflegedienstleitung ist weg
Beispiel: Die Pflegedienstleitung eines ambulanten Dienstes wechselt den Arbeitgeber. Ihr Google-Konto wird gelöscht und mit ihm eine geteilte Ablage, deren Inhaberin sie war. Fünf Wochen später sucht das Team die Verfahrensanweisungen und die Absprachen mit Angehörigen, und der Papierkorb ist längst geleert. Weil Mindtime die geteilte Ablage gesichert hat, holt der Dienst den Ordner im Stand vor der Kontolöschung zurück. Das Team prüft die Dateien und fährt seine Touren weiter.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Pflegeeinrichtungen, Station für Station und Tour für Tour
- Google-Workspace-BackupDienste, die mit Gmail und geteilten Ablagen arbeiten, brauchen eine Kopie, die gelöschte Konten und einen geleerten Papierkorb übersteht.
- Microsoft-365-BackupHeime auf Microsoft 365 haben Angehörigenpost und QM-Dokumente in Outlook und SharePoint, außerhalb der Pflegesoftware.
- Backup für Laptops und EndgerätePflegekräfte und Leitungen arbeiten auf Laptops und Tablets unterwegs und im Dienstzimmer.
- NAS-BackupHäuser, die Scans und Wundfotos auf einem Synology- oder QNAP-NAS ablegen, brauchen diese Kopie außer Haus.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Vivendi (Connext) | Software für Pflegedokumentation, Planung und Abrechnung in stationären und ambulanten Einrichtungen. Läuft Vivendi auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server. Bei der gehosteten Variante fragen Sie Connext nach Export und Aufbewahrung. |
|---|---|
| MEDIFOX DAN | Pflegesoftware für ambulante Dienste, Heime und Tagespflege. Mindtime schützt die Postfächer, Ablagen und Geräte rund um die Software, nicht die Software selbst. |
| Microsoft 365 oder Google Workspace | Team-Postfächer, geteilte Ablagen und Planungstabellen. Mindtime sichert beide Plattformen, sodass sich ein gelöschtes Postfach oder eine gelöschte Ablage zurückholen lässt. |
| Dienst- und Tourenpläne in Excel oder Google Tabellen | Liegen die Dateien in OneDrive, SharePoint oder Google Drive, sind sie im Microsoft-365- oder Google-Workspace-Backup enthalten. |
| Laptops, Tablets und Smartphones der Pflegekräfte | Geräte im Auto und im Dienstzimmer gehen verloren oder kaputt. Mindtime sichert Windows- und macOS-Geräte sowie Mobilgeräte. |
Google Workspace
Google-Workspace-Backup für Pflegedienste
Manche Pflegeeinrichtungen, oft kleinere ambulante Dienste und Tagespflegen, arbeiten komplett mit Gmail, Google Drive und geteilten Ablagen. Google hält den Dienst am Laufen, führt aber keine unabhängige Kopie, über die Sie selbst verfügen.
- In geteilten Ablagen liegen Verfahrensanweisungen, Hygienepläne und Teamabsprachen, in Gmail die Post mit Angehörigen und Hausarztpraxen. In Google Tabellen stehen oft Dienst- und Tourenpläne.
- Der Papierkorb ist kein Sicherheitsnetz: Laut Google werden Dateien im Papierkorb nach 30 Tagen endgültig gelöscht.
- Google Vault dient Aufbewahrung und eDiscovery. Google schreibt selbst: „Vault selbst ist kein Datenarchiv.“ Gelöschte Daten ohne Hold unterliegen nach Ablauf der Regeln den Standardverfahren zum Löschen.
- Mindtime sichert Gmail, Drive und geteilte Ablagen in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Sie können es 7 Tage kostenlos testen.
Vor dem Wechsel
Was Pflegedienstleitungen uns zuerst fragen
Google und Microsoft passen doch auf unsere Daten auf.
Sie halten ihre Plattformen am Laufen. Gelöschte Mails und Dateien folgen aber deren Aufbewahrungsregeln und sind danach weg. Mindtime hält eine unabhängige, unveränderliche Kopie in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Testen Sie es 7 Tage kostenlos mit Ihrem eigenen Konto.
Wir sind ein kleiner Pflegedienst mit zwölf Leuten. Lohnt sich das?
Gerade ein kleiner Dienst verliert mit einem gelöschten Konto viel, weil sonst niemand eine Kopie hat. Mindtime überwacht die Backups rund um die Uhr und prüft jeden Job; die Pflegedienstleitung muss das nicht nebenbei kontrollieren. In einer kostenlosen 15-minütigen Demo sehen Sie, wie das für Ihren Dienst aussieht.
Wer unterschreibt den Vertrag zur Auftragsverarbeitung für die Klientendaten?
Zu jedem Mindtime-Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er hält fest, dass die Backups in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden bleiben. Mindtime ist ISO-27001- und NEN-7510-zertifiziert; NEN 7510 ist die niederländische Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Pflegeeinrichtungen
Brauchen wir ein Backup, wenn unsere Pflegesoftware in der Cloud läuft?
Ja, für alles rund um die Software. Der Hersteller ist für seine Plattform zuständig; Postfächer, geteilte Ablagen, Dienstpläne und Tablets gehören Ihnen. Fragen Sie den Anbieter, wie Sie die Pflegedokumentation exportieren und wie lange er sie vorhält, und sichern Sie den Rest Ihrer Umgebung mit Mindtime.
Wie lange müssen wir die Pflegedokumentation aufbewahren?
In der vollstationären Pflege mindestens drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie die Leistung erbracht haben; so steht es in den Maßstäben und Grundsätzen nach § 113 SGB XI. Die Vereinbarung für die ambulante Pflege verweist auf die gesetzlichen und vertraglichen Fristen. Landesrecht und Ihre Versorgungsverträge können längere Fristen vorsehen.
Fallen Pflegeheime und ambulante Pflegedienste unter NIS2?
In der Regel nicht. Nach dem BSI gelten Einrichtungen der Langzeitpflege nicht als Gesundheitsdienstleister im Sinne des BSIG; ambulante Pflegedienste, Pflegeheime sowie Tages- und Kurzzeitpflege fallen im Regelfall nicht unter Anlage 1 Nr. 4.1.1. Anders kann es sein, wenn medizinische Leistungen einen wesentlichen Teil Ihrer Arbeit ausmachen. Im Zweifel nutzen Sie die NIS-2-Betroffenheitsprüfung des BSI.
Was sollten wir zuerst sichern?
Das, was nicht in der Pflegesoftware steht: Team-Postfächer, geteilte Ablagen mit Verfahrensanweisungen und Hygieneplänen und die Dienst- und Tourenpläne der Pflegedienstleitung. Danach die Laptops und Tablets im Außendienst und einen Server oder ein NAS im Haus. Mindtime deckt das alles mit einem Dienst ab.
Was gilt bei einem Ransomware-Angriff auf unsere Daten?
Sind personenbezogene Daten betroffen, melden Sie die Verletzung nach Art. 33 DSGVO unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Datenschutzaufsicht, außer es besteht voraussichtlich kein Risiko. Die Backups bei Mindtime sind unveränderlich, werden vor der Wiederherstellung auf Malware gescannt und lassen sich in einer isolierten Umgebung zurückspielen.
Mit Ihren eigenen Daten
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Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.