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DeutschGesundheit und Pflege
Datensicherung für Physiotherapiepraxen: Behandlungsakten, Berichte und Übungsprogramme
Mindtime sichert Microsoft 365 oder Google Workspace, Laptops, Behandlungsraum-PCs und die NAS Ihrer Praxis in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Backups sind unveränderlich, dazu kommt eine Air-Gap-Kopie.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Backup für Physiotherapiepraxen muss Behandlungsdokumentation und Schriftverkehr zehn Jahre nach Behandlungsende verfügbar halten (§ 630f BGB), auch nach einem Phishing-Angriff oder Festplattenausfall. Mindtime sichert Mail, Dateien, Laptops und NAS Ihrer Praxis unveränderlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden und prüft jeden Backup-Job.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf eine Physiotherapiepraxis nicht verlieren
Befunde, Therapieziele und Verlauf
Anamnese, Befund, Therapieziele, Aufklärung und Verlauf belegen, warum Sie einen Patienten so behandelt haben. Physio Deutschland weist darauf hin, dass im Zweifel als nicht erbracht gilt, was nicht dokumentiert ist. Eine verlorene Akte lässt sich nicht nachschreiben.
Berichte an Ärzte und Verordnerpost
Therapieberichte an Hausärzte und Fachärzte und deren Antworten liegen oft in Outlook oder Gmail, nicht nur in der Praxissoftware. Ein gekapertes oder geleertes Postfach nimmt diesen Schriftverkehr mit.
Übungsprogramme, Videos und Gruppenpläne
Heimübungsprogramme, Anleitungsvideos und Kurspläne wachsen über Jahre in geteilten Ordnern oder auf einer NAS im Behandlungsraum. Sie neu zu erstellen kostet Stunden, die Therapeuten am Patienten fehlen.
Regeln und Pflichten
Was Behandlungsvertrag, Schweigepflicht und Steuerrecht von Praxen verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Dokumentation zeitnah und änderungsfest
Nach § 630f Abs. 1 BGB führen Behandelnde die Patientenakte in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung, auf Papier oder elektronisch. Berichtigungen und Änderungen sind nur zulässig, wenn der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt und sich feststellen lässt, wann sie vorgenommen wurden. Das gilt auch für die elektronische Akte. Physio Deutschland erklärt die Regeln des Patientenrechtegesetzes ausdrücklich für Physiotherapeuten. [1]
Zehn Jahre Aufbewahrung nach Behandlungsende
§ 630f Abs. 3 BGB schreibt vor, die Patientenakte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine andere Frist gilt. Zur Akte gehören nach Abs. 2 auch Arztbriefe. Physio Deutschland nennt dieselben zehn Jahre für Patientenakte und Dokumentation. [1]
Schweigepflicht nach § 203 StGB
§ 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB erfasst Angehörige von Heilberufen mit staatlich geregelter Ausbildung; ein Versicherer-Ratgeber für Physiotherapeuten nennt die Schweigepflicht ausdrücklich. IT-Dienstleister dürfen Geheimnisse nach Abs. 3 erhalten, soweit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Nach Abs. 4 müssen Sie dafür sorgen, dass sie zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. [4]
Datenpanne binnen 72 Stunden melden
Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten melden Sie nach Art. 33 DSGVO unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde, außer die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Betroffenen. Sie dokumentieren jede Verletzung mit Fakten, Auswirkungen und Gegenmaßnahmen (Abs. 5). [6]
Buchhaltung und Geschäftsbriefe
§ 147 Abs. 3 AO verlangt zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige steuerlich relevante Unterlagen wie Geschäftsbriefe. Gespeicherte Daten müssen nach Abs. 2 die ganze Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. [7]
Wenn etwas schiefgeht
Phishing im Postfach einer Gemeinschaftspraxis
Beispiel: Eine Therapeutin einer Gemeinschaftspraxis gibt ihr Passwort auf einer gefälschten Anmeldeseite ein. Der Angreifer verschickt Phishing-Mails an Verordner, löscht ihr Postfach und den geteilten Ordner mit den Übungsprogrammen. Nach der Sperrung des Kontos stellt die Praxis Postfach und Ordner aus einem Mindtime-Backup vor dem Angriff wieder her. Dann prüft sie, ob sie den Vorfall nach Art. 33 DSGVO melden muss.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Physiotherapiepraxen, Workload für Workload
- Microsoft-365-BackupZuweiserpost und geteilte Ordner in Microsoft 365 brauchen eine Kopie außerhalb der Microsoft-Aufbewahrung.
- Google-Workspace-BackupPraxen mit Gmail und Google Drive brauchen Schutz vor gelöschten Dateien und gekaperten Konten.
- Backup für Laptops und EndgeräteLaptops und Behandlungsraum-PCs halten exportierte Berichte und Übungsvideos.
- NAS-BackupWer seine Videobibliothek auf einer Synology- oder QNAP-NAS führt, braucht diese Kopie außer Haus.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| THEORG | Praxissoftware für Therapiepraxen mit Verordnungen, Terminen, Dokumentation und Abrechnung. Läuft sie auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server. Bei einer gehosteten Variante prüfen Sie Export und Aufbewahrung beim Hersteller. |
|---|---|
| thevea (opta data) | Praxissoftware mit Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung. Fragen Sie den Hersteller, wo Ihre Daten liegen und wie Sie sie exportieren; Mindtime sichert Mail, Dateien und Laptops um die Software herum. |
| MD Therapie (MEDIFOX DAN) | Software für Therapiepraxen, nach Marktübersichten lokal oder in der Cloud betreibbar. Steht ein Server in der Praxis, sichert Mindtime ihn; bei Cloud-Betrieb gelten die Hersteller-Bedingungen. |
| Microsoft 365 oder Google Workspace | Praxismail, Therapieberichte, Kalender und geteilte Ordner mit Übungsprogrammen. Mindtime sichert beide Umgebungen und bietet 7 Tage kostenlosen Test. |
| Laptops, Behandlungsraum-PCs und NAS | Lokal gespeicherte Berichte, Videos und Scans. Mindtime sichert Windows- und macOS-Rechner sowie Synology- oder QNAP-Speicher außer Haus. |
Vor dem Wechsel
Was Praxisinhaber uns zuerst fragen
Unsere Praxissoftware läuft in der Cloud, damit sind wir abgesichert.
Der Hersteller sichert seine eigene Plattform. Postfächer, geteilte Ordner und Laptops liegen in Ihrer Verantwortung, und dort stecken Berichte und Übungsprogramme. Mindtime sichert diese Daten in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Wir haben keine Zeit für ein weiteres System.
Mindtime überwacht die Backups rund um die Uhr (24/7) und prüft jeden Backup-Job. Ein Fehler erreicht uns, nicht erst Sie. Bei Fragen antworten Menschen auf Deutsch, Niederländisch und Englisch.
Landen unsere Patientendaten bei einem US-Cloud-Anbieter?
Nein. Mindtime speichert Backups in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Mindtime ist ISO-27001- und NEN-7510-zertifiziert, NEN 7510 ist die niederländische Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen. Zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Physiotherapiepraxen
Wie lange muss eine Physiotherapiepraxis Patientenakten aufbewahren?
Zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit keine andere Frist gilt (§ 630f Abs. 3 BGB). Ein Backup ersetzt die Akte nicht, hält aber Akte und Schriftverkehr verfügbar, wenn ein Konto gekapert, ein Laptop gestohlen oder ein Server verschlüsselt wird.
Sichern Microsoft oder Google unsere Praxismail?
Beide halten ihre Dienste am Laufen und bieten begrenzte Wiederherstellung gelöschter Elemente, aber keine unabhängige Kopie für Sie. Mindtime sichert Microsoft 365 und Google Workspace in eigene Rechenzentren. Beides testen Sie 7 Tage kostenlos.
Fällt meine Physiotherapiepraxis unter die NIS2-Richtlinie?
In aller Regel nicht. Nach dem BSI sind physiotherapeutische Einrichtungen vom Begriff des Gesundheitsdienstleisters in Anlage 1 Nr. 4.1.1 BSIG meist nicht erfasst. Die Datenschutzpflichten nach DSGVO und § 203 StGB gelten trotzdem. Zweifelsfälle klärt die Betroffenheitsprüfung des BSI.
Wie läuft die Wiederherstellung nach einem Angriff?
Mindtime scannt Backups auf Malware und stellt Daten in einer isolierten Umgebung wieder her, damit Sie sie vor der Rückkehr in den Betrieb prüfen. Weil die Backups unveränderlich sind, konnte der Angreifer sie nicht verändern. Sie gehen auf einen sauberen Stand zurück.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.