English
Nederlands
DeutschGesundheit und Pflege
Datensicherung für Apotheken: Protokolle, Kasse und HV-Arbeitsplätze
Mindtime sichert die Server, gescannte Protokolle, E-Mails und HV-Arbeitsplätze rund um Ihr Apothekenverwaltungssystem in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Backups sind unveränderlich, dazu kommt eine Air-Gap-Kopie.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Backup für Apotheken sichert vor allem Aufzeichnungen, die § 22 ApBetrO vollständig und mindestens fünf Jahre vorhalten lässt, dazu Server, Scans und Arbeitsplatz-PCs. Mindtime speichert unveränderliche Kopien in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden und prüft jeden Backup-Job.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf eine Apotheke nicht verlieren
Protokolle und Prüfunterlagen
Rezeptur- und Defekturprotokolle, Prüfprotokolle zu Ausgangsstoffen und Fertigarzneimitteln, Rückrufdokumentation: Bei einer Revision legt die Apotheke sie der Behörde vor. Liegen sie als Scans auf einem Server, ist der Server die einzige Fundstelle.
Warenwirtschaft, Kasse und Buchhaltung
Lieferscheine, Rechnungen, Kassenabschlüsse und Inventurlisten gehen an die Steuerberatung und später möglicherweise an den Betriebsprüfer. Bei einer Außenprüfung darf die Steuerverwaltung nach § 147 Abs. 6 AO die gespeicherten Daten selbst auswerten.
HV-Platz und Backoffice
E-Rezepte holt die Apotheke über die Telematikinfrastruktur ab, bestellt wird am PC, Dienstpläne und Mail mit Arztpraxen und Heimen liegen im Backoffice. Fällt ein Arbeitsplatz aus, steht der Patient mit dem Rezept am HV-Tisch.
Regeln und Pflichten
Was ApBetrO, BtM-Recht und E-Rezept von Apotheken verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre, auch elektronisch
§ 22 Abs. 1 ApBetrO verlangt, Aufzeichnungen zu Herstellung, Prüfung, Lagerung, Abgabe und Rückruf von Arzneimitteln vollständig aufzubewahren, mindestens bis ein Jahr nach Ablauf des Verfalldatums, jedoch nicht weniger als fünf Jahre. Nach Abs. 2 dürfen Sie sie auf Datenträgern führen, wenn die Daten die ganze Frist über verfügbar und in angemessener Zeit lesbar sind. Auf Verlangen legen Sie sie der Behörde vor (Abs. 3). [1]
BtM-Verschreibungen: Teil I drei Jahre
Die Apothekenleitung bewahrt Teil I der Betäubungsmittel-Verschreibung drei Jahre auf, geordnet nach Abgabedatum oder nach Vorgabe der Landesbehörde. Auf Verlangen geht er an das BfArM oder die zuständige Landesbehörde (§ 12 Abs. 4 BtMVV). [2]
E-Rezept über die Telematikinfrastruktur
Apotheken müssen verschreibungspflichtige Arzneimittel auf Grundlage elektronischer Verordnungen abgeben, die sie über die Dienste der Telematikinfrastruktur abrufen (§ 360 Abs. 3 SGB V). Für Betäubungsmittel und Arzneimittel nach § 3a Abs. 1 Satz 1 AMVV gilt das seit dem 1. Juli 2025. Ist der Abruf im Einzelfall technisch unmöglich, entfällt die Pflicht. [3]
Apotheker sind Berufsgeheimnisträger
§ 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB nennt Apotheker ausdrücklich. IT-Dienstleister dürfen Geheimnisse erhalten, soweit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist (Abs. 3). Sie müssen dafür sorgen, dass der Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet ist; unterlassen Sie das, droht auch Ihnen Strafe (Abs. 4). [4]
Wenn etwas schiefgeht
Zwei Festplatten der Backoffice-NAS fallen aus
Beispiel: Eine Apotheke scannt Rezeptur- und Prüfprotokolle sowie Lieferscheine und legt die Dateien auf einer Synology-NAS im Backoffice ab. In einer Hitzewoche fallen zwei Festplatten aus. Weil Mindtime die NAS in ein Rechenzentrum gesichert hat, stellt die Apotheke die Ordner auf neuem Speicher wieder her. Bei der nächsten Revision legt sie der Behörde die Protokolle der letzten fünf Jahre vor, wie § 22 Abs. 3 ApBetrO es verlangt.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Apotheken, Workload für Workload
- NAS-BackupGescannte Protokolle und Lieferscheine liegen in vielen Apotheken auf einer NAS im Backoffice.
- Backup für Laptops und EndgeräteHV- und Backoffice-PCs halten lokale Dateien, Exporte und Einstellungen, auf die der Betrieb angewiesen ist.
- Microsoft-365-BackupDer Schriftwechsel mit Arztpraxen und Heimen braucht eine Kopie außerhalb von Microsoft.
- NIS2 ComplianceGrößere Apothekenverbünde können die Schwellen des BSI-Gesetzes erreichen; Mindtime unterstützt den Backup-Teil der Risikomanagementmaßnahmen.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| IXOS (Pharmatechnik) | Apothekenmanagementsystem von Pharmatechnik aus Starnberg. Läuft die Software auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server. Bei einer gehosteten Lösung fragen Sie den Hersteller nach Datenstandort, Export und Aufbewahrung. |
|---|---|
| Awinta und Prokas (Noventi) | Apothekensoftware-Linien, die zu Noventi gehören. Steht der Server in Ihrer Apotheke, sichert Mindtime diesen Server; für Auswertungen und Exporte auf Ihren Laufwerken gilt dasselbe. |
| Scan-Archiv auf Server oder NAS | Gescannte Protokolle und Belege auf einem Windows-Server oder einer Synology- oder QNAP-NAS. Mindtime sichert diesen Speicher außer Haus. |
| Microsoft 365 | Mail mit Arztpraxen, Großhandel und Heimen sowie geteilte Ordner. Mindtime sichert Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams. |
| HV-Arbeitsplätze und Backoffice-PCs | Windows-PCs im Verkauf und im Büro mit lokalen Dateien und Einstellungen. Mindtime sichert diese Endgeräte, damit ein defekter PC samt Daten ersetzt werden kann. |
Vor dem Wechsel
Was Apotheken uns zuerst fragen
Unser Softwarehaus hostet das Apothekenverwaltungssystem.
Dann sichert der Hersteller seine eigene Plattform. Gescannte Protokolle, Mail, Exporte und lokale Server bleiben Ihre Sache. Mindtime sichert diese Daten in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Ransomware verschlüsselt doch auch das Backup.
Bei unveränderlichen Backups (Object Lock) nicht. Dazu kommt eine Air-Gap-Kopie, also eine Kopie ohne Verbindung zu Ihrem Netzwerk. Mindtime scannt Backups auf Malware und stellt Daten in einer isolierten Umgebung wieder her, bevor sie zurück in den Betrieb gehen.
Dürfen wir Daten an einen IT-Dienstleister geben?
§ 203 Abs. 3 StGB erlaubt es, soweit der Dienstleister die Daten für seine Tätigkeit braucht. Zu jedem Mindtime-Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Wie Sie die Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach Abs. 4 regeln, besprechen wir in der Demo.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Apotheken
Wie lange muss eine Apotheke Aufzeichnungen aufbewahren?
Aufzeichnungen nach § 22 Abs. 1 ApBetrO mindestens bis ein Jahr nach Ablauf des Verfalldatums, jedoch nicht weniger als fünf Jahre. Teil I der BtM-Verschreibung bewahren Sie drei Jahre auf. Für Bücher und Inventare gelten nach § 147 AO zehn Jahre, für Buchungsbelege acht und für sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre.
Darf eine Apotheke Aufzeichnungen digital führen?
Ja. § 22 Abs. 2 ApBetrO erlaubt Bild- oder Datenträger, wenn die Daten während der gesamten Frist verfügbar und in angemessener Zeit lesbar sind. Wer nur noch Datenträger nutzt, ersetzt Namenszeichen und Unterschriften durch elektronische Signaturen. Ein geprüftes, getrenntes Backup stützt die Verfügbarkeit.
Fällt meine Apotheke unter die NIS2-Richtlinie?
Meist nicht. Das BSI ordnet Apotheken den Gesundheitsdienstleistern zu (Anlage 1 Nr. 4.1.1 BSIG). Pflichten entstehen erst bei den Größenkriterien: ab 50 Mitarbeitenden oder über 10 Mio. € Umsatz und Bilanzsumme als wichtige Einrichtung, bei 4.650.000 verschreibungspflichtigen Packungen im Jahr als KRITIS-Betreiber. Eine Filiale liegt meist darunter, ein Verbund nicht immer. Das BSI bietet eine Betroffenheitsprüfung.
Kann ich Mindtime vor dem Vertrag testen?
Ja. Die kostenlose 15-minütige Demo zeigt, wie Mindtime Server, Scan-Archiv und HV-Arbeitsplätze sichert. Das Microsoft-365-Backup testen Sie 7 Tage kostenlos mit Ihrem eigenen Postfach. Fragen beantworten Menschen, auf Deutsch, Niederländisch und Englisch.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.