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Datensicherung für Kitas: Betreuungsverträge, Kinderakten und Dienstpläne
Mindtime sichert Microsoft 365 oder Google Workspace, Büro-Laptops und die NAS Ihres Trägers in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Backups sind unveränderlich, dazu kommt eine Air-Gap-Kopie.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Backup für Kitas schützt die Unterlagen, die Träger nach § 47 SGB VIII mindestens fünf Jahre aufbewahren und der Betriebserlaubnisbehörde nachweisen müssen: Verträge, Dienstpläne, Belegung. Mindtime sichert Mail, Dateien und Laptops unveränderlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden und prüft jeden Backup-Job.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf ein Kita-Träger nicht verlieren
Betreuungsverträge und Kinderakten
Jede Akte hält Namen und Geburtsdaten von Kind und Eltern, gebuchte Zeiten, Allergien und Abholberechtigte. Es sind Sozialdaten und teils Gesundheitsdaten. Der Träger braucht sie für Abrechnung und Aufsicht.
Dienstpläne, Belegung und Konzeption
Dienstpläne und Belegungslisten zeigen der Aufsicht, welche Kräfte in welcher Gruppe arbeiten. § 47 Abs. 2 SGB VIII lässt Unterlagen zu den personellen Voraussetzungen und zur Belegung fünf Jahre aufbewahren. Eine verlorene Exportdatei lässt sich nicht rekonstruieren.
Beobachtungen und Schutzkonzept-Notizen
Entwicklungsbeobachtungen und Notizen zu Sorgen um ein Kind gehören zu den sensibelsten Daten einer Kita. Sie müssen geschützt sein und denen vorliegen, die einem Verdacht nachgehen, etwa bei der Gefährdungseinschätzung nach § 8a SGB VIII.
Regeln und Pflichten
Was SGB VIII und Datenschutzrecht von Kitas und ihren Trägern verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Aufzeichnungen über den Betrieb: fünf Jahre
Der Träger einer erlaubnispflichtigen Einrichtung führt Aufzeichnungen über Betrieb und Ergebnisse nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buch- und Aktenführung und bewahrt sie mindestens fünf Jahre auf (§ 47 Abs. 2 SGB VIII). Das umfasst Unterlagen zu räumlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen sowie zur Belegung. Auf Verlangen weist er die ordnungsgemäße Buchführung der Betriebserlaubnisbehörde nach. [1]
Meldungen an die Aufsicht
Der Träger meldet der Behörde unverzüglich Ereignisse oder Entwicklungen, die das Wohl der Kinder beeinträchtigen könnten, sowie Änderungen der Konzeption. Die Zahl der belegten Plätze meldet er einmal jährlich (§ 47 Abs. 1 SGB VIII). Wer dafür Daten braucht, muss sie auch nach einem Ausfall noch haben. [1]
Sozialdaten und DSGVO: welches Recht gilt
Für Sozialdaten in der Jugendhilfe gelten §§ 61 bis 68 SGB VIII neben dem SGB X, soweit die DSGVO nicht unmittelbar greift. Kommunale und private Träger wenden die DSGVO an, freie nicht-kirchliche Träger zusätzlich das BDSG, kirchliche Träger kirchliches Datenschutzrecht, katholische etwa das KDG. Nach § 61 Abs. 3 SGB VIII muss der öffentliche Träger bei Leistungen freier Träger für einen entsprechenden Schutz der personenbezogenen Daten sorgen. [4]
Datenpanne melden, Gesundheitsdaten schützen
Eine Datenpanne melden Sie nach Art. 33 DSGVO unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden. Die Handreichung des Gemeinde- und Städtebunds Thüringen zählt einen gestohlenen, unverschlüsselten Rechner mit Personendaten als meldepflichtige Panne. Allergien und Infektionsschutz-Meldebögen nach § 34 Abs. 6 IfSG sind Gesundheitsdaten; die Meldebögen bewahren Sie verschlossen auf. [4]
Wenn etwas schiefgeht
Verschlüsselte Träger-Dateien vor der Aufsichtsprüfung
Beispiel: Ein freier Träger mit mehreren Kitas findet die Laptops der Verwaltung und die synchronisierten Ordner von Ransomware verschlüsselt. Die gehostete Kita-Software läuft weiter, aber unterschriebene Betreuungsverträge, Dienstplan-Exporte, das Schutzkonzept und die Belegungslisten sind unlesbar. Die Verwaltung stellt Ordner und Laptops aus den unveränderlichen Mindtime-Kopien wieder her, an die der Angreifer nicht herankam. Die Betriebserlaubnisbehörde kann die Unterlagen einsehen, und der Träger prüft, ob eine Meldung nach Art. 33 DSGVO nötig ist.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Kitas, Workload für Workload
- Microsoft-365-BackupVerträge, Konzeptionen und Mail mit Eltern liegen meist in Exchange Online, OneDrive und SharePoint.
- Google-Workspace-BackupTräger mit Gmail und Google Drive brauchen eine Kopie, die auch nach einem gekaperten Konto wiederherstellbar bleibt.
- Backup für Laptops und EndgerätePlaner und Leitungen speichern Dienstplan-Exporte und gescannte Formulare auf ihren eigenen Laptops.
- NAS-BackupEine NAS im Trägerbüro hält oft archivierte Verträge, Scans und Personalunterlagen, die sonst nirgends liegen.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Kita-Manager (Kirchhoff Datensysteme) | Verwaltungssoftware für Kitas mit Kinderakte, Abrechnung und Dienstplanung, laut Anbieter als Cloud-Lösung verfügbar. Prüfen Sie Export und Aufbewahrung beim Hersteller; Mindtime sichert Mail, Dokumente und Laptops um die Software herum. |
|---|---|
| Little Bird | Plattform, über die Eltern Kitaplätze suchen und Kommunen Wartelisten verwalten. Fragen Sie den Anbieter, wo Daten liegen; Mindtime sichert die Dateien und Mails, die Ihre Verwaltung daneben führt. |
| Microsoft 365 oder Google Workspace | Mail mit Eltern, unterschriebene Verträge, Konzeption, Schutzkonzept und Dienstplan-Exporte. Mindtime sichert beide Umgebungen in eigene Rechenzentren und bietet 7 Tage kostenlosen Test. |
| Verwaltungs-Laptops und NAS im Trägerbüro | Leitungen und Planer legen Exporte und Scans lokal ab. Mindtime sichert Windows- und macOS-Laptops sowie Synology- oder QNAP-Speicher außer Haus und prüft jeden Backup-Job. |
Vor dem Wechsel
Was Kita-Träger uns zuerst fragen
Unsere Kita-Software ist online. Sichert der Anbieter nicht alles?
Der Anbieter sichert seine Plattform nach eigenen Bedingungen. Unterschriebene Verträge im Postfach, Konzepte in SharePoint und Exporte auf dem Laptop der Planerin liegen außerhalb. Mindtime führt dafür eine unabhängige, unveränderliche Kopie in eigenen Rechenzentren, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zu jedem Vertrag.
Wir verarbeiten Daten von Kindern. Wohin gehen sie?
In Mindtimes eigene Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Übertragung ist mit AES-256 verschlüsselt, administrative Aktionen verlangen MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung). Mindtime ist ISO-27001-zertifiziert.
Wir sind eine einzelne Kita mit einem Büro-PC. Passt das?
Ja. Kleine Träger trifft ein Ausfall oft härter, weil ein Laptop alles hält. Starten Sie mit dem 7-tägigen kostenlosen Test für Microsoft 365 oder Google Workspace oder buchen Sie die kostenlose 15-minütige Demo. Wir überwachen die Backups rund um die Uhr.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Kitas
Wie lange müssen Kitas Unterlagen aufbewahren?
Einrichtungsbezogene Aufzeichnungen über Betrieb, Personal und Belegung mindestens fünf Jahre (§ 47 Abs. 2 SGB VIII). Für Kinderakten nennt die Thüringer Handreichung keine festen Fristen, sondern den Grundsatz der Erforderlichkeit. Kirchliche Träger beachten die Vorgaben ihrer Rechtsaufsicht. Steuerliche Fristen nach § 147 AO kommen hinzu.
Welches Datenschutzrecht gilt für unsere Kita?
Das hängt vom Träger ab. Kommunale und private Träger wenden die DSGVO an, freie nicht-kirchliche Träger zusätzlich das BDSG, kirchliche Träger ihr kirchliches Recht, bei katholischen Trägern das KDG. Für Sozialdaten gelten außerdem §§ 61 bis 68 SGB VIII. Ihr Datenschutzbeauftragter klärt die Details.
Gilt die NIS2-Richtlinie für Kitas?
Voraussichtlich nicht. Weder Anlage 1 noch Anlage 2 BSIG nennen Kinderbetreuung oder Jugendhilfe als Sektor. Maßgeblich bleibt die Betroffenheitsprüfung des BSI. Die DSGVO verlangt trotzdem angemessenen Schutz der Daten, und Datenpannen melden Sie binnen 72 Stunden.
Wie schützen wir Schutzkonzept-Notizen im Backup?
Behandeln Sie das Backup wie das Original. Legen Sie sensible Notizen in einem Ordner mit eingeschränkten Rechten ab und halten Sie fest, wer wiederherstellen darf. Mindtime verlangt MFA für administrative Aktionen, verschlüsselt bei der Übertragung mit AES-256 und speichert nur in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Kann unser Systemhaus die Backups aller Standorte verwalten?
Ja. Systemhäuser verwalten über die mandantenfähige Konsole jeden Träger oder Standort als eigenen Mandanten, mit nutzungsbasierter Abrechnung und White-Label. Der Support antwortet auf Deutsch, Niederländisch und Englisch, ohne Callcenter im Ausland und ohne Chatbot.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.