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DeutschKommunen und Bildung
Backup für Grundschulen: Elternnotizen, Lernstandsberichte, Laptops
Mindtime sichert Microsoft 365, Google Workspace, Lehrerlaptops und das Schul-NAS in eigene Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, unveränderlich und mit Air-Gap-Kopie. Auch für Schulträger mit mehreren Schulen.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Eine Grundschule braucht ein Backup für die Dateien, die nicht in der Schulverwaltungssoftware liegen: Elternnotizen, Förderpläne, Elternbriefe, Gruppenpläne. Das Schulrecht regelt jedes Land. In Bayern etwa gilt die Bayerische Schulordnung, und die Schule muss Akten durch technische und organisatorische Maßnahmen schützen. Mindtime kopiert diese Daten unveränderlich aus Ihrem Konto heraus.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf eine Grundschule nicht verlieren
Elterngesprächsnotizen und Förderpläne
Notizen aus Elterngesprächen, Förderpläne und Gutachten zum sonderpädagogischen Förderbedarf liegen oft als Word-Dateien im Konto der Schulleitung oder auf dem Schul-NAS. Sie enthalten Gesundheits- und Familiendaten kleiner Kinder. Gehen sie verloren oder gelangen in fremde Hände, zählt das als Datenpanne.
Zeugnisse und Schullaufbahnbogen
Vor dem Wechsel auf die nächste Schule sammelt die Lehrkraft Noten, Beobachtungen und Berichte in Ordnern. Löscht ein Angreifer diese Ordner vor der Zeugnisausgabe, steht das Sekretariat vor der Frist und findet die Unterlagen nicht mehr.
Schülerlisten, Fehlzeiten und Einschulungsdaten
Klassenlisten, Notfallnummern, Entschuldigungen und Anmeldungen zur Einschulung lagen früher im Ordner und liegen jetzt auf Laptops und in der Cloud. Ohne Notfallnummern kann die Schule im Ernstfall keine Eltern erreichen.
Regeln und Pflichten
Was Schulrecht und Datenschutz von Grundschulen verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Schulrecht ist Landesrecht: Beispiel Bayern
Wie eine Grundschule Schülerunterlagen führt und aufbewahrt, regelt das Land. Am Beispiel Bayerns: § 37 BaySchO nennt als Schülerakte unter anderem Stammblatt, Schullaufbahnbogen, Notenbögen, Zwischenberichte, Förderpläne und Schülerlisten an Grundschulen. Andere Länder haben eigene Schulordnungen. Prüfen Sie die Vorschriften Ihres Landes. [1]
Aufbewahrung in Bayern: § 40 BaySchO
Nach § 40 BaySchO gelten für Schülerunterlagen in Bayern drei Fristen: 50 Jahre für Stammblatt und Abschriften wichtiger Zeugnisse (§ 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. a bis d), ein Jahr für die übrigen Teile der Schülerakte und zwei Jahre für Leistungsnachweise. Die Fristen laufen ab dem Ende des Schuljahres, in dem das Kind die Schule verlässt, bzw. die Nachweise entstanden. Längere Aufbewahrung im Einzelfall muss die Schule nachvollziehbar begründen. [2]
Schutz der Schülerakte nach Art. 85 BayEUG
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) schreibt in einem Arbeitspapier vom 15. Juli 2023: Art. 85 Abs. 1a BayEUG verlangt, Akten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unberechtigtem Zugriff zu sichern. Er behandelt die Schülerakte als Papierakte. Digitale Arbeitsunterlagen wie Gesprächsnotizen in Microsoft 365 sind damit ein Thema für Art. 32 DSGVO. [3]
Art. 32 DSGVO: Wiederherstellbarkeit
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss sie nach einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherstellen können und die Wirksamkeit seiner Maßnahmen regelmäßig überprüfen. Das schreibt Art. 32 Abs. 1 Buchst. c und d DSGVO vor. [4]
Art. 33 DSGVO: Meldung binnen 72 Stunden
Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Verantwortliche unverzüglich, möglichst binnen 72 Stunden, an die Aufsichtsbehörde, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko. Die Schulleitung braucht dafür schnell ein Bild, was verschwunden und was zurückholbar ist. [5]
Wenn etwas schiefgeht
Gekapertes Schulleitungskonto vor der Zeugnisausgabe
Beispiel (frei erfunden): Eine Phishing-Mail verschafft einem Angreifer Zugriff auf das Microsoft-365-Konto der Leiterin einer Grundschule bei einem Schulträger mit mehreren Schulen. Er löscht den geteilten Ordner mit den Gruppenplänen und den Notizen der Elterngespräche kurz vor der Zeugnisausgabe. Die Schulverwaltungssoftware des Landes bleibt unberührt, doch die Arbeitsdokumente sind aus dem Mandanten verschwunden. Der IT-Dienstleister des Trägers stellt den Ordner aus der unveränderlichen Kopie von Mindtime wieder her, die außerhalb des Schulkontos liegt. Die Datenschutzbeauftragte entscheidet, ob sie den Vorfall meldet.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Grundschulen, Workload für Workload
- Microsoft-365-BackupDas Konto der Schulleitung und die geteilten Ordner für Klassen und Fördergruppen liegen in Exchange Online, OneDrive und SharePoint. Ein übernommenes Konto kann sie löschen.
- Google-Workspace-BackupSchulen mit Google Workspace for Education halten Elternbriefe und Gruppenpläne in Drive. Der Papierkorb löscht nach 30 Tagen endgültig.
- Backup für Laptops und EndgeräteLehrer- und Sekretariatsrechner halten lokale Listen und Notizen, die in keinem Cloud-Konto liegen.
- NAS-BackupDas Schul-NAS sammelt Fotos, Scans und Listen. Fällt es aus oder wird es verschlüsselt, ist die Ablage weg.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Schulverwaltung des Landes (zum Beispiel ASV in Bayern, SchILD-NRW und SVWS-Server in NRW) | Das Land stellt die Software bereit, die Stammdaten und Zeugnisse führt. Läuft sie auf einem Server der Schule oder des Schulträgers, sichert Mindtime diesen Server. Läuft sie beim Land, klären Sie dessen Sicherung mit der Schulbehörde. |
|---|---|
| Schulmanager Online (Elternkommunikation, Vertretungsplan) | Cloud-Dienst. Prüfen Sie die Export- und Aufbewahrungsregeln des Anbieters. Mindtime sichert die Dateien, die Sie daraus exportieren, und die Konten außenherum. |
| Microsoft 365 oder Google Workspace for Education | Mail, Ordner und geteilte Dokumente von Schulleitung und Lehrkräften. Mindtime sichert diese Daten außerhalb Ihres Mandanten. |
| Schul-NAS (Synology oder QNAP) | Fotos von Schulfesten, Klassenlisten und gescannte Unterlagen. Mindtime sichert das NAS auf eigenen Speicher und verschlüsselt die Übertragung mit AES-256. |
Vor dem Wechsel
Was Grundschulen und Schulträger uns zuerst fragen
Unsere Schulverwaltung läuft beim Land. Ist damit nicht alles gesichert?
Dort liegen Stammdaten und Zeugnisse. Elterngesprächsnotizen, Förderpläne, Elternbriefe und Gruppenpläne liegen meist in Ihrem Microsoft-365- oder Google-Konto, auf Laptops oder auf dem NAS. Diese Arbeitsdaten sichert niemand, solange Sie es nicht einrichten.
Wir haben nur wenige Stunden pro Woche eine IT-Betreuung.
Das ist bei Grundschulen üblich. Nach der Einrichtung läuft die Sicherung von selbst, jeder Backup-Job wird geprüft, und die Überwachung läuft rund um die Uhr. Ihre Betreuung greift nur ein, wenn etwas fehlt.
Unser Schulträger kümmert sich um die IT.
Dann kann der Schulträger oder sein Systemhaus die Backups für mehrere Schulen verwalten. Die mandantenfähige Konsole trennt die Daten jeder Schule. Fragen Sie den Träger, welche Daten er sichert und wie lange er sie vorhält.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Grundschulen
Wie lange bewahrt eine Grundschule Schülerdaten auf?
Das regelt das Land. In Bayern gelten nach § 40 BaySchO 50 Jahre für Stammblatt und wichtige Zeugnisabschriften, ein Jahr für die übrigen Teile der Schülerakte und zwei Jahre für Leistungsnachweise. Der BayLfD hält die 50 Jahre für deutlich zu lang und verweist auf das Archivgesetz. Fragen Sie Ihr Schulamt, welche Regel in Ihrem Land gilt.
Fällt unsere Schule oder unser Schulträger unter NIS2?
Nach den BSI-Fragen und Antworten hat der IT-Planungsrat entschieden, den NIS-2-Rahmen nicht auf Bildungseinrichtungen und die lokale öffentliche Verwaltung auszudehnen. Für Landesverwaltungen gilt das BSI-Gesetz nur als Orientierung, die Länder regeln selbst. Öffentliche Grundschulen stehen damit voraussichtlich nicht unter dem NIS2-Umsetzungsgesetz, aber ein Landesgesetz kann das ändern. Fragen Sie Ihre Schulbehörde. Mindtime erfüllt keine NIS2-Pflicht für Sie, sondern liefert den Backup-Teil.
Muss die Schule einen gehackten Account melden?
Kommt es zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, meldet die Schule sie nach Art. 33 DSGVO unverzüglich, möglichst binnen 72 Stunden, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko. Das entscheidet die Schulleitung mit der oder dem Datenschutzbeauftragten. Dokumentieren Sie die Entscheidung.
Was sollten wir der Schulbehörde zum Backup zeigen?
Ein Datensicherungskonzept: was gesichert wird, wo die Kopie liegt, wie oft, und ein Protokoll des letzten Restore-Tests. Das BSI-Profil „Basis-Absicherung Kommunalverwaltung“ und der Baustein CON.3 des IT-Grundschutz-Kompendiums können als Vorlage dienen, wenn Ihr Schulträger eine Kommune ist.
Lassen sich auch Lehrerlaptops sichern?
Ja. Mindtime sichert Endgeräte zusätzlich zu Mail und Dateien. Bei privaten Geräten von Lehrkräften entscheidet das Landesrecht, ob die Schule sie überhaupt für Schülerdaten freigibt. Das Backup ersetzt diese Freigabe nicht.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.