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DeutschRecht, Steuern und Dienstleistungen
Backup für Übersetzungsbüros, von der Ausgangsdatei bis zum Translation Memory
Mindtime sichert die Postfächer, Projektordner, Übersetzungsserver und Laptops, auf denen Ausgangstexte und Translation Memories liegen. Die unveränderlichen Kopien liegen in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, eine weitere als Air-Gap-Kopie.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Backup für Übersetzungsbüros schützt zwei Dinge: vertrauliche Ausgangstexte, für die ermächtigte Übersetzer zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, und Translation Memories, die über Jahre gewachsen sind und sich nicht neu erstellen lassen. Mindtime sichert Postfächer, Projektordner, Übersetzungsserver und Laptops in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden und prüft jeden Backup-Job.
Was auf dem Spiel steht
Was ein Übersetzungsbüro nicht neu erstellen kann
Translation Memories und Termbanken
Ein Memory, das über Jahre mit einem Kunden gewachsen ist, macht Ihre Übersetzungen einheitlich und schnell. Ist die Datei beschädigt oder gelöscht, beginnt jeder neue Auftrag dieses Kunden wieder bei null.
Vertrauliche Ausgangstexte
Kaufverträge, Arztbriefe, Urteile und Geburtsurkunden kommen zur Übersetzung ins Haus. Gehen sie verloren, ist das ärgerlich. Gelangen sie an Dritte, verliert der Kunde das Vertrauen in Ihr Büro.
Bestätigte Übersetzungen
Eine Übersetzung, deren Richtigkeit und Vollständigkeit ein ermächtigter Übersetzer bescheinigt hat, trägt Unterschrift und Stempel. Fragt ein Gericht oder Standesamt später nach, brauchen Sie die gelieferte Fassung.
Regeln und Pflichten
Welche Pflichten für Übersetzer und ihre Daten gelten
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Ermächtigte Übersetzer nach Landesrecht
Gerichte können nach § 142 Abs. 3 ZPO verlangen, dass ein nach Landesrecht ermächtigter Übersetzer die Übersetzung einer fremdsprachigen Urkunde bescheinigt. Die Ermächtigung regeln die Länder. In Hessen etwa verpflichtet das Hessische Dolmetscher- und Übersetzergesetz zur Verschwiegenheit und dazu, anvertraute Dokumente sorgsam aufzubewahren. [2]
Mitwirkende Personen nach § 203 StGB
Übersetzen Sie für Anwälte, Ärzte oder Steuerberater, können Sie als mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 StGB Zugang zu deren Berufsgeheimnissen bekommen. Offenbaren Sie ein solches Geheimnis unbefugt, ist das nach § 203 Abs. 4 StGB strafbar. Kanzleien verpflichten Übersetzer deshalb schriftlich zur Verschwiegenheit. [3]
Verfügbarkeit und Wiederherstellung (Art. 32 DSGVO)
Art. 32 Abs. 1 DSGVO verlangt Maßnahmen, um die Verfügbarkeit personenbezogener Daten nach einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen, und ein Verfahren, um diese Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen. Für Ausgangstexte mit Gesundheits- oder Personenstandsdaten ist ein getestetes Backup eine dieser Maßnahmen. [4]
Datenpannen melden
Trifft Ransomware oder ein Diebstahl Dokumente mit personenbezogenen Daten, meldet der Verantwortliche das nach Art. 33 DSGVO möglichst binnen 72 Stunden der Datenschutzaufsichtsbehörde. Arbeiten Sie im Auftrag des Kunden, informieren Sie ihn unverzüglich. [5]
Verschwiegenheit nach der BDÜ-Berufsordnung
Die Berufs- und Ehrenordnung des Bundesverbands der Dolmetscher und Übersetzer (Fassung vom April 2025) verlangt in § 2.8, Informationen aus einem Auftrag streng vertraulich zu behandeln, „auch nach Beendigung des Auftrages zeitlich unbegrenzt“. Sie gilt für BDÜ-Mitglieder. [6]
Wenn etwas schiefgeht
Ein beschädigtes Memory nach dem Stromausfall
Beispiel: Nach einem Stromausfall lässt sich das gemeinsame Translation Memory für den größten Kunden eines Übersetzungsbüros, eine Wirtschaftskanzlei, nicht mehr öffnen. Die Kopie auf dem Fileserver hat die beschädigte Version bereits übernommen. Das Büro holt das Memory aus einem älteren Mindtime-Backup von vor dem Ausfall zurück, das beim Lauf geprüft wurde. Verloren sind nur die Segmente seit diesem Backup, und das Projekt läuft weiter.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Übersetzungsbüros, Workload für Workload
- Backup für Laptops und EndgeräteÜbersetzer arbeiten mit lokalen Projektpaketen, die oft nirgendwo synchronisiert sind.
- NAS-BackupKundenordner und exportierte Memories liegen häufig auf einem einzigen NAS im Büro.
- Microsoft-365-BackupIm Postfach kommen Ausgangstexte an, und dort ist dokumentiert, was wann geliefert wurde.
- Google-Workspace-BackupBüros, die mit Gmail und Drive arbeiten, brauchen eine Kopie außerhalb des Google-Papierkorbs.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Trados Studio | CAT-Tool von RWS mit Translation Memories und Termbanken. Liegen Projektdateien und Memories auf Arbeitsplätzen oder einer Dateifreigabe im Büro, sichert Mindtime diese Geräte und Freigaben. |
|---|---|
| memoQ und memoQ TMS | memoQ gibt es als Desktop-Software und als memoQ TMS auf dem eigenen Server oder in der Cloud. Läuft memoQ TMS auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server außer Haus. |
| Across Language Server | Übersetzungsmanagement des Herstellers Across Systems aus Karlsbad, betrieben auf dem eigenen Server oder in der Cloud. Läuft die Software auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server; bei der Cloud-Variante prüfen Sie die Export- und Aufbewahrungsregeln. |
| Microsoft 365 | Ausgangstexte kommen meist per E-Mail, Lieferungen gehen auf demselben Weg hinaus. Mindtime sichert Postfächer und OneDrive außerhalb der Microsoft-Umgebung. |
| Projektordner auf einem NAS | Viele Büros legen Ausgangs- und Zieldateien pro Kunde auf einer Synology oder QNAP ab. Mindtime sichert dieses NAS in eigenen Rechenzentren. |
Vor dem Wechsel
Was Übersetzungsbüros uns zuerst fragen
Unser CAT-Tool legt schon Sicherungskopien der Memories an.
Diese Kopien liegen meist auf derselben Festplatte oder demselben Server wie das Original und gehen bei einem Plattendefekt oder Ransomware-Angriff mit unter. Mindtime ergänzt eine unveränderliche Kopie außer Haus und eine Air-Gap-Kopie.
Unsere Kunden verlangen, dass wir ihre Dateien nach der Lieferung löschen.
Dann legen Sie eine Aufbewahrungsdauer für Backups fest, die zu diesen Vereinbarungen passt, und dokumentieren Sie sie. Zu jedem Vertrag mit Mindtime gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag. So können Sie Kunden genau sagen, wo Kopien liegen und wer sie verwaltet.
Wir sind ein kleines Büro, die Freiberufler sitzen überall.
Freiberufler verantworten ihre eigenen Geräte. Ihre Postfächer, Projektordner und Memories im Büro müssen Sie selbst schützen. Mindtime übernimmt Prüfung und Überwachung der Sicherungen, und der Support spricht Deutsch, Niederländisch und Englisch.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Übersetzungsbüros
Wie sichern wir Translation Memories zuverlässig?
Sichern Sie den Server oder Ordner, in dem die Memories liegen, nicht nur Exporte. Mindtime hält unveränderliche Kopien vor, ein beschädigtes oder verschlüsseltes Memory ersetzen Sie also durch eine frühere, intakte Fassung. Wir prüfen jeden Backup-Job, Sie wissen deshalb, dass die Kopie vollständig ist, und müssen es nicht annehmen.
Wo liegen die Dokumente unserer Kunden nach der Sicherung?
Ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren von Mindtime in Deutschland und den Niederlanden. Daten sind bei der Übertragung mit AES-256 verschlüsselt, administrative Aktionen verlangen MFA. Mindtime ist ISO-27001- und NEN-7510-zertifiziert; NEN 7510 ist die niederländische Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen. Zu jedem Vertrag gehört ein AVV, den Sie Kunden vorlegen können.
Was passiert, wenn Ransomware unseren Projektserver verschlüsselt?
Sie stellen aus einer Kopie wieder her, die der Angreifer nicht verändern konnte. Mindtime speichert Backups mit Object Lock und hält eine Air-Gap-Kopie vor. Wir scannen die Backups auf Malware, und die Wiederherstellung kann in einer isolierten Umgebung laufen, bevor die Daten zurück in den Betrieb gehen. Prüfen Sie parallel die Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO.
Fällt ein Übersetzungsbüro unter NIS2?
Nein, Sprachdienstleistungen stehen in keiner der Sektorenlisten in Anlage 1 und 2 BSIG, an die das NIS2UmsuCG anknüpft. Die Größe des Büros spielt dafür keine Rolle. Kunden, die selbst darunter fallen, etwa Klinikbetreiber oder Maschinenbauer ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Umsatz und Bilanzsumme, prüfen aber die Sicherheit ihrer Lieferkette und fragen ihre Übersetzungsdienstleister nach Schutzmaßnahmen.
Können wir uns das vorher ansehen?
Ja. In einer kostenlosen 15-minütigen Demo zeigen wir die Wiederherstellung eines Ordners oder Postfachs, etwa eines Kundenprojekts mit Ausgangs- und Zieldateien. Microsoft-365- und Google-Workspace-Backup können Sie außerdem 7 Tage kostenlos testen, mit Ihren eigenen Daten und ohne Verpflichtung. Fragen beantworten Mindtime-Mitarbeiter, kein Chatbot.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.