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DeutschPlanung, Medien und IT
Backup für Marketingagenturen: Kampagnen, Freigaben und Kundendaten sichern
Mindtime sichert Gmail, Drive oder Microsoft 365, die Studio-NAS und die Laptops Ihrer Agentur auf unveränderliche Speicher in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Eine Air-Gap-Kopie liegt getrennt, damit ein gekapertes Konto nicht alle Kopien erreicht.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Backup für Marketingagenturen braucht eine Kopie außerhalb von Google oder Microsoft, denn Kampagnendateien, Freigaben und Kundenverteiler liegen in Konten, die ein Phishing-Angriff leeren kann. Mindtime speichert unveränderliche Kopien in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, prüft jeden Backup-Job und überwacht rund um die Uhr.
Was auf dem Spiel steht
Was eine Agentur an Kampagnen- und Kundendaten verlieren kann
Kampagnen-Quelldateien
Geschichtete Layouts, Schnittprojekte und Textdecks sind das, was Sie berechnen. Ein exportiertes PDF im Postfach des Kunden hilft nicht, wenn der Kunde im Folgejahr eine Änderung am Key Visual will.
Briefings, Freigaben und Nutzungsrechte
Unterschriebene Angebote, Freigabemails und Lizenzen für Fotos, Schriften und Musik klären Streit darüber, was vereinbart war und was Sie nutzen durften. Sie liegen oft im Postfach einer einzigen Kundenberaterin.
Verteiler und Einwilligungsnachweise
Newsletter-Listen und der Beleg, dass Empfänger zugestimmt haben, gehören Ihrem Kunden, liegen aber bei Ihnen. Geht der Nachweis verloren, steht eine Kampagne still oder der Kunde kann nicht belegen, dass er mailen durfte.
Regeln und Pflichten
Was DSGVO, UWG und UrhG für Agenturen bedeuten
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
E-Mail-Werbung braucht Einwilligung (§ 7 UWG)
Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine unzumutbare Belästigung. Absatz 3 lässt nur eine enge Ausnahme für Bestandskunden zu, und zwar unter vier gleichzeitigen Bedingungen, darunter der Hinweis auf das Widerspruchsrecht bei Erhebung und jeder Nutzung. [1]
Den Nachweis führt der Verantwortliche (Art. 7 DSGVO)
Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, muss der Verantwortliche sie nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können. Ein fester Aufbewahrungszeitraum steht dort nicht. Wie lange Sie Double-Opt-in-Protokolle für den Kunden halten, legen Sie im Vertrag fest. Der Widerruf gilt nach Absatz 3 jederzeit. [2]
Als Agentur oft Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)
Verarbeiten Sie Kundendaten nach dessen Weisung, etwa Verteiler oder CRM-Exporte, gilt Art. 28 DSGVO. Nach Absatz 3 Buchstabe a verarbeiten Sie nur auf dokumentierte Weisung, nach Absatz 2 setzen Sie weitere Auftragsverarbeiter, auch einen Backup-Dienst, nur mit Genehmigung des Kunden ein. [3]
Pannen melden Sie dem Kunden unverzüglich (Art. 33 DSGVO)
Als Auftragsverarbeiter melden Sie eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten dem Verantwortlichen nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO unverzüglich. Dessen 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde laufen nach Absatz 1 ab dem Zeitpunkt, an dem er davon erfährt. [4]
Nutzungsrechte richten sich nach dem Vertragszweck (§ 31 UrhG)
Ist im Vertrag nicht einzeln aufgeführt, welche Nutzungsarten ein Recht umfasst, bestimmt nach § 31 Abs. 5 UrhG der Vertragszweck den Umfang. Lizenzbelege und Freigaben aus der Projektakte zeigen später, wofür ein Motiv freigegeben war. [5]
Wenn etwas schiefgeht
Ein gephishtes Login und ein geleertes Drive
Beispiel: Eine Kundenberaterin gibt ihr Passwort auf einer gefälschten Anmeldeseite ein. Der Angreifer löscht ihre Drive-Ordner und leert den Papierkorb, damit niemand sieht, was kopiert wurde. Erst nach über einem Monat fragt ein Kunde nach den offenen Dateien einer Frühjahrskampagne. Die Agentur holt Ordner und Schriftwechsel aus ihrem Mindtime-Backup, das in eigenen Rechenzentren liegt und sich über ihr Konto nicht ändern ließ. Weil Kundendaten abgeflossen sein können, informiert sie die betroffenen Kunden unverzüglich, damit diese über eine Meldung entscheiden. Dieses Beispiel ist erfunden.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Marketingagenturen, Workload für Workload
- Google-Workspace-BackupBriefings, Freigaben und Kampagnenordner liegen in Gmail und geteilten Drive-Ablagen.
- Microsoft-365-BackupAgenturen mit Outlook und SharePoint halten dort Angebote, Verträge und Freigaben.
- Backup für Laptops und EndgeräteKreative arbeiten lokal in Adobe-Programmen, und der letzte Stand liegt oft nur auf dem Laptop.
- NAS-BackupStudio-NAS und Render-Ablagen halten Rohmaterial und abgeschlossene Kampagnen.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| HubSpot | HubSpot bietet den Export von Datensätzen und den Download einer Sicherung der CRM-Daten. Mindtime sichert HubSpot nicht selbst. Legen Sie diese Exporte in Google Drive, OneDrive oder auf einem gesicherten Server ab, dann liegen sie im Backup. |
|---|---|
| Adobe Creative Cloud | Arbeitsdateien auf Laptops oder der Studio-NAS sichert Mindtime über das Endgeräte- und NAS-Backup. Für Dateien, die nur in Adobes Cloud-Speicher liegen, prüfen Sie Export und Aufbewahrung beim Anbieter. |
| Figma | Figma speichert eine lokale Kopie als .fig-Datei, ohne Versionsverlauf und Kommentare. Abgelegte Kopien in Drive, OneDrive oder auf einem Laptop erfasst Mindtime. |
| Google Workspace (Gmail, Drive) | Hier briefen, teilen und geben viele Agenturen frei. Mindtime sichert Gmail und Drive in Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. |
| Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, SharePoint) | Mindtime sichert Postfächer, OneDrive und SharePoint außerhalb der Microsoft-Umgebung. |
Google Workspace
Google-Workspace-Backup für Marketingagenturen
Agenturen auf Google arbeiten in Gmail-Verläufen mit Kunden, in geteilten Ordnern und in Drive. Papierkorb und Vault decken alltägliche Fehler und Aufbewahrungspflichten ab, sind aber keine Sicherung, die Sie selbst steuern.
- In Drive gelöschte Dateien bleiben 30 Tage im Papierkorb. Leert ein Nutzer ihn, hat ein Administrator weitere 25 Tage zur Wiederherstellung.
- Löschen Sie ein Nutzerkonto, entfernt Google dessen Daten. Ein Administrator kann die Drive-Dateien nur 20 Tage lang zurückholen.
- Google sagt klar, dass Vault nicht als Backup- oder Archivwerkzeug gedacht ist.
- Mindtime sichert Gmail und Drive in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, und Sie können es 7 Tage kostenlos testen.
Vor dem Wechsel
Was Agenturen uns zuerst fragen
Die Daten gehören dem Kunden. Ist das Backup nicht seine Sache?
Liegt das Material bei Ihnen, tragen Sie es. Kunden fragen nach Kampagnen von vor zwei Jahren, und Auftraggeber prüfen bei Ausschreibungen zunehmend, wie Dienstleister sichern. Mindtime schließt mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab, den Sie für Ihre Kunden nutzen können.
Wir sind zwölf Leute. Brauchen wir das?
Gerade dann, denn eine IT-Abteilung, der ein ausgefallener Job auffällt, fehlt. Mindtime prüft jeden Backup-Job und überwacht rund um die Uhr. Der Support antwortet auf Deutsch, Niederländisch und Englisch.
Wo landet das Kundenmaterial?
In eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, nirgends sonst. Mindtime ist ISO-27001-zertifiziert, und die Übertragung ist mit AES-256 verschlüsselt.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Marketingagenturen
Kann Mindtime HubSpot sichern?
Nicht direkt. HubSpot erlaubt den Export von Datensätzen und den Download einer CRM-Sicherung. Legen Sie diese Dateien in Drive, OneDrive oder auf Ihrem Server ab, dann sichert Mindtime sie mit. Prüfen Sie außerdem Aufbewahrung und Exportfunktionen in Ihrem HubSpot-Vertrag.
Wie lange müssen wir Einwilligungsnachweise für E-Mail-Kampagnen aufbewahren?
Ein fester Zeitraum steht weder in § 7 UWG noch in Art. 7 DSGVO. Die DSGVO verlangt, dass der Verantwortliche die Einwilligung nachweisen kann (Art. 7 Abs. 1). Praktisch heißt das: Halten Sie das Protokoll, solange der Kunde die Adresse nutzt, und klären Sie die Dauer mit ihm und seiner Rechtsberatung.
Fällt eine Marketingagentur unter NIS2?
In der Regel nicht. Werbung und Kommunikation stehen nicht in Anlage 1 oder 2 BSIG. Anlage 2 nennt Online-Marktplätze, Suchmaschinen und soziale Netzwerke, und erst ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Umsatz und Bilanzsumme gelten Einrichtungen als wichtig. Betreiben Sie solche Plattformen nicht, ist eine Agentur nicht erfasst. Kunden unter NIS2 fragen womöglich nach Ihrer Absicherung. Mindtime unterstützt nur beim Backup-Teil.
Was passiert, wenn Ransomware die Studio-NAS trifft?
Die Kopien bei Mindtime sind per Object Lock unveränderlich, eine Air-Gap-Kopie liegt getrennt, und Backups werden vor der Wiederherstellung auf Malware gescannt. Sie stellen in einer isolierten Umgebung wieder her und prüfen, ob personenbezogene Daten von Kunden betroffen waren.
Reicht der Versionsverlauf von Google Drive nicht?
Der Versionsverlauf hilft bei einzelnen Fehlern. Drive löscht Elemente nach 30 Tagen im Papierkorb endgültig, und Google schreibt selbst, dass Vault kein Backup- oder Archivwerkzeug ist. Ein gelöschtes Konto lässt sich nur 20 Tage lang wiederherstellen.
Wie schnell können wir starten?
Vereinbaren Sie eine kostenlose 15-minütige Demo. Google Workspace und Microsoft 365 können Sie 7 Tage kostenlos testen. Mindtime sichert Unternehmensdaten seit 1998.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.