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DeutschRecht, Steuern und Dienstleistungen
Backup für Personaldienstleister, Zeitarbeit und Recruiting
Mindtime sichert Postfächer, geteilte Ablagen und Laptops, über die Lebensläufe, Ausweiskopien und Einsatzunterlagen laufen. Die Kopien sind unveränderlich, liegen in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, und eine davon ist eine Air-Gap-Kopie ohne Verbindung zu Ihrem Netzwerk.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Personaldienstleister mit Verleiherlaubnis müssen ihre Geschäftsunterlagen nach § 7 Abs. 2 AÜG drei Jahre aufbewahren und der Erlaubnisbehörde auf Verlangen vorlegen. Lohnkonten gehören nach § 41 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres in die Ablage. Mindtime sichert diese Unterlagen unveränderlich in eigenen Rechenzentren.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf ein Personaldienstleister nicht verlieren
Bewerberakten und Lebensläufe
Lebensläufe, Zeugnisse und Gesprächsnotizen sind das Kapital einer Vermittlung. Ohne sie fängt jedes Team bei den Kandidaten wieder an, und Kunden warten auf Vorschläge, die längst vorbereitet waren.
Ausweiskopien, Verträge und Einsatzunterlagen
Arbeitsverträge, Überlassungsverträge, Ausweiskopien und Stundennachweise liegen in Postfächern, Ablagen und auf Scannern. Verlieren Sie sie, fehlt der Nachweis, wer wann bei welchem Kunden eingesetzt war.
Kunden- und Einsatzhistorie
Wer bei welchem Entleiher wie lange eingesetzt war, bestimmt Abrechnung und die Überlassungshöchstdauer. Sind die Daten verloren, fehlt die Grundlage, die Dauer zu prüfen und Rechnungen zu stellen.
Regeln und Pflichten
Was AÜG, Steuerrecht und Sozialversicherung von Personaldienstleistern verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
§ 1 AÜG: Erlaubnis und 18 Monate Höchstdauer
Arbeitgeber, die als Verleiher Arbeitnehmer an Dritte überlassen, brauchen eine Erlaubnis. Verleiher und Entleiher bezeichnen die Überlassung in ihrem Vertrag ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung. Derselbe Leiharbeitnehmer darf demselben Entleiher nicht länger als 18 aufeinander folgende Monate überlassen werden (§ 1 Abs. 1b AÜG). Die Einsatzdaten müssen deshalb vollständig sein. [1]
§ 7 Abs. 2 AÜG: Auskunft und drei Jahre Aufbewahrung
Der Verleiher erteilt der Erlaubnisbehörde auf Verlangen Auskünfte, die wahrheitsgemäß, vollständig, fristgemäß und unentgeltlich sein müssen, und legt die geschäftlichen Unterlagen vor, aus denen sich die Richtigkeit seiner Angaben ergibt. Seine Geschäftsunterlagen hat er drei Jahre lang aufzubewahren. [2]
§ 41 EStG: Lohnkonto bis zum sechsten Kalenderjahr
Arbeitgeber führen für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto. Es ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Zahlung von Arbeitslohn folgt. [3]
§ 28f SGB IV: Entgeltunterlagen
Arbeitgeber führen für jeden Beschäftigten getrennt nach Kalenderjahren Entgeltunterlagen in deutscher Sprache. Sie sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres geordnet aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. [4]
§ 26 BDSG: Bewerberdaten gelten als Beschäftigtendaten
Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden. Nach § 26 Abs. 8 BDSG gelten auch Bewerberinnen und Bewerber als Beschäftigte. Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen unterliegen damit denselben Schutzpflichten wie Personalakten. [5]
Wenn etwas schiefgeht
Ein gekapertes Recruiter-Konto
Beispiel: Eine Personalvermittlung hat zwölf Recruiter. Ein Angreifer übernimmt das Postfach einer Kollegin, die mit gestohlenen Zugangsdaten im Phishing-Link hing, und löscht Mails und Ordner mit Kandidatenprofilen. Das Team merkt es erst, als Kunden nach der Shortlist fragen. Mit Mindtime stellt die Administratorin das Postfach und die Ablage zum Stand vor dem Angriff wieder her, nachdem der Zugang gesperrt ist. Die Backup-Kopie lag unveränderlich in einem eigenen Rechenzentrum und wurde vor der Wiederherstellung auf Malware gescannt.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Personaldienstleister, Workload für Workload
- Google-Workspace-BackupViele Agenturen arbeiten mit Gmail und geteilten Ordnern, in denen gelöschte Kandidatenakten schnell verschwinden.
- Microsoft-365-BackupOutlook-Postfächer enthalten über Jahre Bewerber- und Kundenkorrespondenz.
- Backup für Laptops und EndgeräteRecruiter arbeiten mobil und halten Kandidatenunterlagen auf Laptops.
- NAS-BackupEingescannte Ausweiskopien und unterschriebene Verträge liegen oft auf einem Büro-NAS.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Bullhorn | Cloud-Software für Recruiting und Personaldienstleister mit Kandidaten- und Kundendaten. Prüfen Sie beim Anbieter Export- und Aufbewahrungsbedingungen. Mindtime sichert die Mails, Dateien und Laptops um die Software herum. |
|---|---|
| DATEV Lohn und Gehalt | Viele Personaldienstleister rechnen Löhne über DATEV ab, oft über ihre Steuerberatung. Mindtime sichert nicht DATEV, sondern die Laptops und Ablagen, auf denen Stundennachweise, Verträge und Exporte liegen. |
| Personio | Cloud-Software für Personalverwaltung. Klären Sie mit dem Anbieter, wie Sie Daten exportieren können. Mindtime sichert Postfächer und Dateien, in denen die zugehörigen Unterlagen liegen. |
| Google Workspace oder Microsoft 365 | Bewerbungen kommen per Mail, Shortlists liegen in geteilten Ordnern. Mindtime sichert diese Daten außerhalb des Anbieters. |
| Laptops der Recruiter | Recruiter arbeiten im Büro, von zu Hause und beim Kunden. Mindtime sichert die Endgeräte, damit Kandidatenunterlagen nicht nur dort liegen. |
Google Workspace
Google-Workspace-Backup für Personaldienstleister
Viele Agenturen arbeiten mit Gmail und Google Drive: Lebensläufe kommen per Mail, Shortlists liegen in geteilten Ordnern, Verträge werden in Drive unterschrieben. Papierkorb und Vault sind nicht dafür gebaut, das nach einer Massenlöschung oder einem gekaperten Konto zurückzuholen.
- Google Vault ist nach Googles eigener Hilfe kein Daten-Archiv. Löschen Sie einen Nutzer oder eine erforderliche Lizenz, können dessen Daten unwiderruflich bereinigt werden und stehen in Vault nicht mehr zur Verfügung.
- Das trifft Agenturen, die das Konto eines ausgeschiedenen Recruiters löschen, obwohl dessen Ordner noch Kandidatenakten enthalten.
- Mindtime sichert Gmail und Drive außerhalb von Google, in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
- Google-Workspace-Backup können Sie 7 Tage kostenlos testen, mit Support auf Deutsch, Niederländisch und Englisch.
Vor dem Wechsel
Was Personaldienstleister uns zuerst fragen
Dürfen Bewerberdaten in ein Backup?
Ja, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Mindtime legt ihn jedem Vertrag bei, speichert in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden und verschlüsselt die Übertragung mit AES-256. Legen Sie fest, wann Bewerberdaten gelöscht werden, und stellen Sie die Aufbewahrungsdauer im Backup entsprechend ein.
Sichert unsere Recruiting-Software nicht schon alles?
Sie sichert die Daten, die sie selbst hält, nach den Bedingungen ihres Anbieters. Mails mit Lebensläufen, geteilte Ordner und Laptops fallen nicht darunter. Mindtime sichert diese Daten und legt eine Kopie außerhalb Ihrer Systeme ab.
Wie schnell läuft das bei uns an?
Das Mindtime-Team richtet das Backup mit Ihnen ein. Mailpostfächer und Ablagen sichern wir ohne Eingriffe in Ihre Fachsoftware, und jeder Backup-Job wird geprüft. Microsoft-365- und Google-Workspace-Backup können Sie 7 Tage kostenlos testen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Personaldienstleister
Wie lange müssen Verleiher Geschäftsunterlagen aufbewahren?
Drei Jahre (§ 7 Abs. 2 AÜG). Auf Verlangen legen Sie der Erlaubnisbehörde die geschäftlichen Unterlagen vor, aus denen sich die Richtigkeit Ihrer Angaben ergibt. Für Lohnkonten gilt zusätzlich § 41 EStG, für Buchungsunterlagen § 147 AO und § 257 HGB mit längeren Fristen. Die längere Frist bestimmt die Aufbewahrungsdauer im Backup.
Wer braucht eine Erlaubnis nach dem AÜG?
Arbeitgeber, die als Verleiher Arbeitnehmer an Dritte überlassen (§ 1 Abs. 1 AÜG). Verleiher und Entleiher bezeichnen die Überlassung im Vertrag ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung. Reine Personalvermittlung ohne Überlassung fällt nicht unter diese Erlaubnispflicht. Die Höchstüberlassungsdauer beträgt 18 aufeinander folgende Monate bei demselben Entleiher.
Gelten Bewerber datenschutzrechtlich als Beschäftigte?
Ja. Nach § 26 Abs. 8 BDSG gelten Bewerberinnen und Bewerber als Beschäftigte. Ihre Daten dürfen Sie für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten. Das schließt die Pflicht ein, Lebensläufe und Ausweiskopien zu schützen, auch im Backup. Zu Löschfristen holen Sie Rat bei Ihrem Datenschutzbeauftragten ein.
Fällt ein Personaldienstleister unter die NIS2-Richtlinie?
In der Regel nicht. Die Arbeitnehmerüberlassung steht weder in Anlage 1 noch in Anlage 2 BSIG. Wichtige Einrichtungen brauchen mindestens 50 Mitarbeiter oder über 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Bilanzsumme und müssen einem der genannten Sektoren angehören. Die BSI-Betroffenheitsprüfung klärt den Einzelfall. Mindtime ersetzt diese Prüfung nicht.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.