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DeutschRecht, Steuern und Dienstleistungen
Datensicherung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, die zehn Jahre Handakten vorhalten
Mindtime legt unveränderliche Kopien Ihrer Postfächer, Dateiablagen, Kanzleiserver und Laptops in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden ab. Wir prüfen jeden Backup-Job, und eine Air-Gap-Kopie bleibt für Angreifer unerreichbar.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Eine Datensicherung für Steuerberater muss zehn Jahre und mehr abdecken: § 66 StBerG und § 51b WPO verlangen zehn Jahre Aufbewahrung der Handakten, und Mandantenunterlagen unterliegen den Fristen des § 147 AO. Mindtime sichert Microsoft 365 oder Google Workspace, Kanzleiserver und Laptops unveränderlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Was auf dem Spiel steht
Was eine Steuerkanzlei im Ernstfall verlieren würde
Handakten und Prüfungsakten
Die Prüfungsakte belegt, worauf ein Bestätigungsvermerk beruht, die Handakte, was Sie für einen Mandanten erklärt und beraten haben. Geht eine davon nach Abschluss verloren, können Sie Ihre Arbeit bei einer Qualitätskontrolle oder in einem Haftungsprozess nicht mehr nachweisen.
Buchhaltung und Steuererklärungen der Mandanten
Jahresabschlüsse, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Einkommensteuererklärungen bauen auf den Buchungsdaten Ihrer Mandanten auf. Fallen diese Daten kurz vor einer Abgabefrist aus, verzögern sich alle Mandate gleichzeitig.
Lohnabrechnungen
Entgeltabrechnungen, Personalstammdaten und Lohnsteuer-Anmeldungen enthalten Steuer-IDs, Sozialversicherungsnummern und Gehälter. Ein Verlust oder Datenabfluss trifft die Beschäftigten Ihrer Mandanten, nicht nur den Mandanten selbst.
Regeln und Pflichten
Was StBerG, WPO und Abgabenordnung von Kanzleien verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Berufliche Verschwiegenheit (§ 57 StBerG, § 43 WPO)
Steuerberater üben ihren Beruf nach § 57 Abs. 1 StBerG „unabhängig, eigenverantwortlich, gewissenhaft, verschwiegen“ aus, Wirtschaftsprüfer nach § 43 Abs. 1 WPO ebenso. Beide Berufe stehen außerdem in § 203 Abs. 1 StGB. Die Pflicht gilt für jede Kopie von Mandantendaten, auch im Backup. [1]
IT-Dienstleister nach § 62a StBerG und § 50a WPO
Dienstleister dürfen nur so viel erfahren, wie ihr Dienst erfordert. Der Vertrag muss in Textform geschlossen sein, zur Verschwiegenheit verpflichten und über die strafrechtlichen Folgen belehren. Für Dienstleistungen im Ausland verlangt § 62a Abs. 4 StBerG einen Geheimnisschutz, der dem deutschen vergleichbar ist. [4]
Zehn Jahre Handakten (§ 66 StBerG, § 51b WPO)
Steuerberater bewahren Handakten zehn Jahre auf, ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag endete. § 66 Abs. 4 StBerG gilt ebenso für elektronische Handakten. Wirtschaftsprüfer bewahren Handakten nach § 51b Abs. 2 WPO zehn Jahre nach Beendigung des Auftrags auf und schließen die Prüfungsakte spätestens 60 Tage nach Unterzeichnung des Bestätigungsvermerks. [6]
Fristen der Mandanten nach § 147 AO
Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Liegen die Daten bei einem Dritten, etwa in Ihrer Kanzlei, muss nach § 147 Abs. 6 AO auch dieser der Außenprüfung Zugriff ermöglichen. [8]
Geldwäschegesetz ohne Einschränkung
Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG Verpflichtete, unabhängig vom Mandatsinhalt. Identifizierungsunterlagen und Risikobewertungen bewahren Sie nach § 8 Abs. 4 GwG fünf Jahre auf. [9]
Wenn etwas schiefgeht
Ein Phishing-Link im März
Beispiel: In einer Steuerkanzlei mit zwölf Mitarbeitern öffnet eine Sachbearbeiterin eine gefälschte Rechnung. Der Angreifer übernimmt ihr Konto, löscht Mandantenordner in SharePoint, leert mehrere Postfächer und danach die Papierkörbe. Weil Mindtime unveränderliche Kopien außerhalb von Microsoft 365 hält, holt die Kanzlei Ordner und E-Mails aus dem letzten geprüften Backup zurück. Danach klärt sie mit ihrem IT-Partner, ob personenbezogene Daten abgeflossen sind und ob sie den Vorfall nach Art. 33 DSGVO melden muss.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Datensicherung für Steuerberater, Workload für Workload
- Microsoft-365-BackupMandantenpost und SharePoint-Ordner zum Jahresabschluss sind das tägliche Arbeitsarchiv der Kanzlei.
- Google-Workspace-BackupKleinere Kanzleien tauschen Unterlagen mit Mandanten oft über Gmail und Drive aus.
- VMware- und Hyper-V-BackupLokal installierte Steuer- und Prüfungssoftware läuft häufig auf einem virtuellen Server im Büro.
- Datenbank-BackupKanzleisoftware auf dem eigenen Server speichert ihre Daten in einer Datenbank, die eine konsistente Kopie braucht.
- Backup für Laptops und EndgerätePrüfer arbeiten beim Mandanten vor Ort, Sachbearbeiter im Homeoffice, oft mit lokal gespeicherten Dateien.
- Disaster RecoveryEin Systemausfall vor einer Abgabefrist trifft alle Mandanten zugleich.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| DATEV-Programme auf dem Kanzleiserver | Viele Kanzleien betreiben DATEV-Programme lokal im eigenen Netzwerk. Läuft die Software auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server mitsamt den Datenbanken darauf. |
|---|---|
| DATEV-SmartIT und DATEVasp | Hier laufen die DATEV-Programme im DATEV-Rechenzentrum. DATEV nennt für SmartIT eine 3-Tages-Sicherung, erweiterbar auf 30 Tage. Prüfen Sie, ob das zu Ihren Fristen passt; Mindtime schützt die Microsoft-365-Daten und Laptops daneben. |
| DATEV Unternehmen online | Cloud-Anwendung, über die Mandanten Belege bereitstellen. Prüfen Sie die Export- und Aufbewahrungsregeln von DATEV; Mindtime sichert die Postfächer und Ablagen, in denen Ihre Kanzlei darüber hinaus arbeitet. |
| beSt (besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach) | Abgerufene Nachrichten dürfen nach § 21 StBPPV frühestens sieben Tage nach dem Abruf in den Papierkorb wandern, ungelesene nach 90 Tagen, gelöscht wird nach frühestens 30 Tagen. Legen Sie Nachrichten in der Handakte ab, die Mindtime sichert. |
| Microsoft 365 oder Google Workspace | Mandantenkorrespondenz, unterschriebene Auftragsbestätigungen und Jahresabschlussordner. Mindtime sichert beide Plattformen in eigenen Rechenzentren. |
Google Workspace
Google-Workspace-Backup für Steuerkanzleien
Einige Steuerkanzleien arbeiten mit Gmail und Google Drive: Belege kommen per E-Mail, Jahresabschlussordner teilen sie mit dem Mandanten. Der Papierkorb und Vault von Google holen aber keine ganze Kanzlei nach einer Löschung oder einem Angriff zurück.
- Dateien, die mehr als 30 Tage im Drive-Papierkorb liegen, löscht Google automatisch endgültig. Nach dem Leeren des Papierkorbs bleiben einem Administrator 25 Tage für die Wiederherstellung.
- In den häufigen Fragen zu Vault stellt Google klar, dass Vault nicht als Sicherungs- oder Archivierungstool konzipiert ist.
- Entfernen Sie das Konto einer ausgeschiedenen Mitarbeiterin, löscht Google alle mit dem Konto verbundenen Daten, auch Mandantenordner, die ihr gehörten.
- Mindtime sichert Gmail und Drive in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden; testen Sie es 7 Tage kostenlos.
Vor dem Wechsel
Was Steuerberater und Prüfer uns zuerst fragen
DATEV läuft bei uns im Rechenzentrum. Warum noch ein Backup?
DATEV sichert die Daten in seinem Rechenzentrum nach den vereinbarten Regeln. Arbeitspapiere in SharePoint, E-Mails, Auftragsbestätigungen und Dateien auf Laptops liegen außerhalb davon, und dort passieren die meisten Vorfälle. Mindtime sichert diese Systeme unveränderlich in Deutschland und den Niederlanden.
Kostet das unsere Mitarbeiter in der Hochsaison Zeit?
Nein. Ihr Team erledigt keine Routinearbeit für das Backup. Mindtime prüft jeden Backup-Job und überwacht die Plattform rund um die Uhr. Brauchen Sie eine Wiederherstellung, sprechen Sie mit Mindtime-Mitarbeitern auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
Mandanten fragen, wo ihre Daten liegen. Was antworten wir?
Dass sie ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren von Mindtime in Deutschland und den Niederlanden liegen, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ISO-27001- und NEN-7510-Zertifizierung. NEN 7510 ist die niederländische Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen. Damit beantworten Sie auch den Lieferantenfragebogen eines Mandanten konkret.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Datensicherung für Steuerberater
Wie lange sollte eine Steuerkanzlei ihre Backups aufbewahren?
So lange wie die längste Frist für die jeweiligen Daten. Handakten bewahren Steuerberater nach § 66 StBerG und Wirtschaftsprüfer nach § 51b WPO zehn Jahre auf. Für Bücher und Jahresabschlüsse der Mandanten gelten nach § 147 AO zehn Jahre, für Buchungsbelege acht. Legen Sie die Aufbewahrungsdauer pro Datenart fest und dokumentieren Sie die Entscheidung.
Reicht der Papierkorb in Microsoft 365 nicht aus?
Nein. Papierkorb und Aufbewahrungsrichtlinien liegen im selben Microsoft-365-Tenant, auf den ein Angreifer oder ein unvorsichtiger Administrator Zugriff hat. Nach einer gezielten Löschung hilft nur eine getrennte Kopie in einer anderen Umgebung, unveränderlich und mit Air-Gap-Kopie. Microsoft-365-Backup können Sie bei Mindtime 7 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Postfächern testen.
Wie schützt Mindtime unsere Backup-Daten?
Mindtime verschlüsselt Daten bei der Übertragung mit AES-256 und verlangt für administrative Aktionen eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Die Backups liegen unveränderlich mit Object Lock. Vor einer Wiederherstellung scannen wir sie auf Malware, und Sie können sie in einer isolierten Umgebung zurückspielen. Prüfen Sie den Vertrag mit jedem IT-Dienstleister, auch mit uns, auf die Vorgaben aus § 62a StBerG und § 50a WPO.
Fallen Steuerberater und Wirtschaftsprüfer unter NIS2?
Als Kanzlei in der Regel nicht. Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung stehen in keiner der Sektorenlisten in Anlage 1 und 2 BSIG, an die das NIS2UmsuCG anknüpft. Viele Mandanten aus Energie, Gesundheit oder Industrie fallen aber ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Umsatz und Bilanzsumme darunter und müssen die Sicherheit ihrer Lieferkette prüfen. Mindtime hilft beim Backup-Teil, mit unveränderlichen Kopien und vierteljährlichen DR-Tests, wenn Sie Disaster Recovery nutzen.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.