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DeutschRecht, Steuern und Dienstleistungen
Datensicherung für Buchhaltungsbüros, die Belege anderer Unternehmen verwalten
Mindtime erstellt unveränderliche Kopien der Postfächer, Ablagen, Laptops und Büroserver, auf denen die Belege Ihrer Mandanten ankommen und verbucht werden. Die Kopien liegen in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, eine weitere ohne Verbindung zu Ihrem Netzwerk.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Eine Datensicherung für Buchhaltungsbüros muss die Fristen der Mandanten abdecken: Nach § 147 AO sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, Bücher zehn Jahre. Wer Lohnabrechnungen nach Weisung erstellt, arbeitet oft als Auftragsverarbeiter. Mindtime sichert Postfächer, Ablagen, Laptops und Server unveränderlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Was auf dem Spiel steht
Was in einem Buchhaltungsbüro nicht verloren gehen darf
Eingangsrechnungen, Kontoauszüge und Quittungen
Belege kommen per E-Mail, per Upload oder als Scan. Sie sind der Nachweis hinter jeder Buchung, und Ihre Mandanten verlassen sich darauf, dass Sie sie bei einer Außenprüfung noch vorlegen können.
Monatliche Lohnabrechnung
Entgeltabrechnungen und Lohnsteuer-Anmeldungen laufen jeden Monat zu festen Terminen. Verschwinden die Arbeitsdateien mitten im Monat, rechnen Sie unter Zeitdruck neu, und die Beschäftigten Ihrer Mandanten warten auf ihr Gehalt.
Buchungsstand für die Steuerberatung
Den Jahresabschluss erstellt die Steuerberaterin Ihres Mandanten auf Basis Ihrer Buchungen und Kontenpläne. Fehlt der Buchungsstand oder der Export, beginnt die Übergabe von vorn.
Regeln und Pflichten
Was StBerG, Abgabenordnung und DSGVO für Buchhalter bedeuten
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Was Buchhalter nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG dürfen
Ohne Steuerberaterzulassung dürfen Sie Kontenpläne anlegen, laufende Geschäftsvorfälle buchen, die laufende Lohnabrechnung erstellen und die Lohnsteuer-Anmeldung fertigen. Voraussetzung ist eine bestandene Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf oder eine gleichwertige Ausbildung plus mindestens drei Jahre Praxis in der Buchhaltung. Die Daten für den Jahresabschluss gehen danach an die Steuerberatung. [1]
Die Aufbewahrungsfristen Ihrer Mandanten (§ 147 AO)
Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene und versandte Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab dem Schluss des Kalenderjahres. Bewahren Sie Belege als Scan oder Datei auf, müssen sie nach § 147 Abs. 2 AO während der ganzen Frist verfügbar und lesbar bleiben. [2]
Datenzugriff der Außenprüfung beim Dritten
Liegen die Buchführungsdaten eines Mandanten bei einem Dritten, etwa in Ihrem Büro, muss nach § 147 Abs. 6 AO auch dieser der Finanzbehörde Einsicht und Datenträger ermöglichen. Ihr Backup sollte deshalb auch ältere Jahrgänge vollständig zurückholen können. [2]
Lohnabrechnung nach Weisung ist oft Auftragsverarbeitung
Die Datenschutzkonferenz nennt im Kurzpapier Nr. 13 „DV-technische Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Finanzbuchhaltung“ als Beispiel für Auftragsverarbeitung; das BayLDA grenzt eigenverantwortliche Steuerberater davon ab. Als Auftragsverarbeiter brauchen Sie nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO die vorherige schriftliche Genehmigung des Mandanten, bevor Sie einen weiteren Auftragsverarbeiter einsetzen. [3]
Datenpanne zuerst an den Mandanten melden
Erfährt ein Auftragsverarbeiter von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, meldet er sie nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO dem Verantwortlichen „unverzüglich“. Der Mandant hat dann in der Regel 72 Stunden für die Meldung an die Aufsichtsbehörde. [6]
Wenn etwas schiefgeht
Ein gestohlener Laptop in der Abrechnungswoche
Beispiel: Einer selbstständigen Buchhalterin wird der Laptop aus dem Auto gestohlen, drei Tage vor dem Termin für die Lohnabrechnungen. Gescannte Belege und Lohnlisten mehrerer Mandanten lagen nur auf diesem Gerät. Weil Mindtime den Laptop gesichert hat, spielt sie die Dateien aus dem letzten geprüften Backup auf ein neues Gerät zurück. Danach meldet sie den Diebstahl als mögliche Datenpanne an die betroffenen Mandanten, die als Verantwortliche über die Meldung an die Aufsichtsbehörde entscheiden.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Datensicherung für Buchhaltungsbüros, Workload für Workload
- Microsoft-365-BackupBelegpostfächer und Mandantenordner sind das Herz eines modernen Buchhaltungsbüros.
- Backup für Laptops und EndgeräteSelbstständige Buchhalter haben Lohnlisten und Scans oft nur auf einem Laptop.
- NAS-BackupAuf dem Büro-NAS liegen Jahrgänge gescannter Belege, die es sonst nirgends gibt.
- Google-Workspace-BackupBüros, die mit Gmail und Drive arbeiten, brauchen eine Kopie außerhalb der Google-Umgebung.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Lexware buchhaltung und lohn+gehalt (Netzwerkversion) | In der Client-Server-Installation liegen die Daten in einer PostgreSQL-Datenbank auf einem Windows-Server im Büro. Läuft die Software auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server. |
|---|---|
| sevdesk | Cloudbasierte Buchhaltungssoftware mit Zugang für Berater und DATEV-Export. Prüfen Sie die Export- und Aufbewahrungsregeln des Anbieters; Mindtime schützt die Microsoft-365- oder Google-Workspace-Daten und Laptops, mit denen Sie daneben arbeiten. |
| Belegpostfach in Microsoft 365 | Viele Büros betreiben ein gemeinsames Postfach, in das Mandanten Rechnungen und Belege schicken. Mindtime sichert dieses Postfach außerhalb der Microsoft-Umgebung. |
| Scans und Tabellen auf einem NAS | Lohnlisten, Kassenbücher als Tabelle und gescannte Belege liegen oft auf einer Synology oder QNAP im Büro. Mindtime sichert das NAS in eigenen Rechenzentren. |
Vor dem Wechsel
Was Buchhalterinnen und Buchhalter uns zuerst fragen
Die Buchhaltung meiner Mandanten läuft schon online.
Die Buchhaltungssoftware hält ihre eigenen Daten vor. Belege im Postfach, Lohnlisten, Exporte für die Steuerberatung und Tabellen auf Ihrem Rechner müssen Sie selbst schützen. Diesen Teil sichert Mindtime.
Ich arbeite allein. Lohnt sich das?
Ein Ein-Personen-Büro hat keine Kollegin mit einer zweiten Kopie. Mindtime führt die Sicherungen für Sie aus und prüft jeden Backup-Job. In einer kostenlosen 15-minütigen Demo sehen Sie, ob das zu Ihrer Arbeitsweise passt.
Landen die Daten meiner Mandanten außerhalb Europas?
Nein. Mindtime speichert Backups ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, auf den Sie in Ihren eigenen Verträgen mit Mandanten verweisen können.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Datensicherung für Buchhaltungsbüros
Brauche ich als Buchhalterin einen AVV mit Mindtime?
Ja, und Mindtime schließt zu jedem Vertrag einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Erstellen Sie Lohnabrechnungen nach Weisung Ihrer Mandanten, sind Sie oft selbst Auftragsverarbeiter, und Mindtime wird Unterauftragsverarbeiter. Prüfen Sie, ob Ihre Verträge mit Mandanten das nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO genehmigen, und nennen Sie den Speicherort: Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Wie lange sollten wir Backups von Mandantenbelegen aufbewahren?
Richten Sie die Aufbewahrung nach § 147 AO: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Klären Sie mit jedem Mandanten, welche Unterlagen nur bei Ihnen liegen und welche er selbst oder seine Steuerberatung aufbewahrt. Für Ihre Kopien legen Sie dann eine passende Aufbewahrungsdauer fest.
Was passiert mit den Backups, wenn Ransomware unser Büro trifft?
Der Angreifer kann sie weder ändern noch löschen. Mindtime speichert Backups unveränderlich mit Object Lock und hält eine Air-Gap-Kopie vor. Vor der Wiederherstellung scannen wir die Backups auf Malware. Sie können in einer isolierten Umgebung zurückspielen, damit die Infektion nicht in die Mandantendaten zurückkehrt.
Fällt ein Buchhaltungsbüro unter NIS2?
In aller Regel nicht. Buchhaltungs- und Lohnbüros stehen in keiner der Sektorenlisten in Anlage 1 und 2 BSIG, auf die das NIS2UmsuCG verweist. Dazu kommen die Größenschwellen ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Umsatz und Bilanzsumme, die die meisten Büros nicht erreichen. Ihre Pflichten zum Datenschutz ergeben sich aus der DSGVO und den Verträgen mit Ihren Mandanten.
Wer hilft uns, wenn wir Daten zurückholen müssen?
Das Support-Team von Mindtime, erreichbar auf Deutsch, Niederländisch und Englisch, ohne Callcenter im Ausland und ohne Chatbot. Wir überwachen die Plattform rund um die Uhr und prüfen jeden Backup-Job, Probleme fallen also meist auf, bevor Sie die Daten brauchen. Eine Wiederherstellung zeigen wir Ihnen gern in einer kostenlosen 15-minütigen Demo.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.