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DeutschFinanzen und Immobilien
Backup für Hausverwaltungen und WEG-Verwaltungen
Mindtime sichert das Postfach, die geteilte Ablage, die Laptops und das NAS, auf denen Ihre Verwaltung Beschlüsse, Abrechnungen und Eigentümerdaten führt. Die Kopien liegen in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden und sind unveränderlich. Ein gelöschter Ordner, ein verlorener Laptop oder Ransomware lassen die Akten einer Eigentümergemeinschaft nicht verschwinden.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Hausverwaltungen führen für jede Eigentümergemeinschaft Niederschriften, eine Beschluss-Sammlung, den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung, und jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Mindtime sichert diese Dateien unveränderlich in eigenen Rechenzentren, sodass sie nach einem Verlust wieder vorliegen.
Was auf dem Spiel steht
Diese Unterlagen darf eine Hausverwaltung nicht verlieren
Niederschriften und Beschluss-Sammlung
Jeder Beschluss einer Eigentümerversammlung steht in einer Niederschrift und in der Beschluss-Sammlung. Sind sie weg, lässt sich nicht mehr belegen, was die Gemeinschaft entschieden hat, etwa über eine Sonderumlage oder eine Fassadensanierung.
Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Rücklagen
Der Verwalter stellt jedes Jahr einen Wirtschaftsplan auf, nach Jahresende die Jahresabrechnung und den Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen. Die Tabellen dazu liegen oft auf einem einzigen Laptop, bis der Beirat sie prüft.
Eigentümer- und Mieterdaten
Adressen, Bankverbindungen und Kontaktwege der Eigentümer und Mieter gehören zu den Daten, die Sie nach der DSGVO schützen müssen. Verlieren Sie sie bei einem Angriff, kommt zur Wiederherstellung eine mögliche Meldung an die Aufsichtsbehörde.
Regeln und Pflichten
Was WEG und Gewerbeordnung von Verwaltern verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
§ 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO: Erlaubnis und Weiterbildung
Wer das Gemeinschaftseigentum nach dem WEG verwalten oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwalten will, braucht eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO. Dazu gehört der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung. Verwalter bilden sich innerhalb von drei Kalenderjahren 20 Stunden weiter (§ 34c Abs. 2a GewO). [1]
§ 26a WEG: zertifizierter Verwalter
Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse besitzt. Die Prüfung regelt eine Rechtsverordnung des Bundesministeriums der Justiz. [2]
§ 28 WEG: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht
Der Verwalter stellt für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan auf, nach Ablauf des Jahres eine Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht. Der Vermögensbericht enthält den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens und steht jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung. [3]
§ 24 WEG und § 18 WEG: Niederschrift, Beschluss-Sammlung, Einsicht
Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen, und es ist eine Beschluss-Sammlung zu führen (§ 24 Abs. 6 und 7 WEG). Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Wer Unterlagen verliert, kann dieses Recht nicht erfüllen. [4]
Wenn etwas schiefgeht
Der Laptop der Verwalterin vor der Eigentümerversammlung
Beispiel: Eine Verwalterin betreut 40 Eigentümergemeinschaften und hält die Abrechnungstabellen auf ihrem Laptop. Eine Woche vor der Versammlung fällt der Laptop aus, auf dem Netzlaufwerk liegt nur der Stand vom Vorquartal. Mit Mindtime stellt sie Laptop-Daten und die geteilte Ablage zum Stand des Vortags wieder her. Die Jahresabrechnung liegt pünktlich vor, und das Büro muss keine Buchungen aus Kontoauszügen nachbauen.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Hausverwaltungen, Workload für Workload
- Microsoft-365-BackupEin gemeinsames Verwalterpostfach und Ablagen in SharePoint oder OneDrive halten die Unterlagen im Büro, nicht auf dem Gerät eines Mitarbeiters.
- Google-Workspace-BackupVerwaltungen mit Gmail und Google Drive brauchen eine unabhängige Kopie außerhalb von Googles Papierkorb und Aufbewahrungsregeln.
- Backup für Laptops und EndgeräteSachbearbeiter und Buchhalter halten Arbeitsdateien oft lokal auf ihrem Laptop.
- NAS-BackupArchive und Kameraaufnahmen auf einem NAS im Büro oder Objekt brauchen eine Kopie an anderem Ort.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Aareon PowerHaus | Software für die Verwaltung von Wohneigentum und Mietobjekten. Läuft sie auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server. Nutzen Sie sie als Cloud-Dienst, klären Sie Export und Aufbewahrungsbedingungen mit dem Anbieter. |
|---|---|
| DATEV | Viele Verwaltungen führen die Buchhaltung über ihre Steuerberatung in DATEV. Mindtime sichert nicht DATEV selbst, sondern die Laptops und Ablagen, auf denen Belege, Abrechnungen und Exporte liegen. |
| Microsoft 365 oder Google Workspace | Ein gemeinsames Postfach für Eigentümeranfragen und Ablagen je Gemeinschaft. Mindtime sichert diese Daten außerhalb des Anbieters. |
| Büro-NAS (Synology, QNAP) | Archivierte Niederschriften, Verträge und Kamerabilder aus dem Büro liegen oft auf einem NAS. Mindtime legt eine Kopie außer Haus. |
Vor dem Wechsel
Was Verwalter uns zuerst fragen
Reicht die Sicherung in unserer Hausverwaltungssoftware?
Sie deckt die Daten der Software ab, nicht die Mails, Scans, Tabellen und Laptops um sie herum. Dort liegen Niederschriften, Beschlussentwürfe und Abrechnungsvorbereitungen. Mindtime sichert diese Daten außerhalb Ihres Büros und der Software.
Dürfen Eigentümerdaten in ein Backup?
Ja, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Mindtime legt ihn jedem Vertrag bei, speichert in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden und verschlüsselt die Übertragung mit AES-256. Administrative Aktionen verlangen MFA.
Wir sind eine kleine Verwaltung ohne IT. Wer kümmert sich?
Das Backup läuft automatisch und wird rund um die Uhr überwacht, jeder Backup-Job wird geprüft. Bei Fragen sprechen Sie mit Menschen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Sie können die Demo in 15 Minuten kostenlos sehen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Hausverwaltungen
Welche Unterlagen muss eine WEG-Verwaltung führen?
Niederschriften der Versammlungsbeschlüsse, eine Beschluss-Sammlung, den Wirtschaftsplan, die Jahresabrechnung und den Vermögensbericht (§ 24 Abs. 6 und 7, § 28 WEG). Jeder Eigentümer kann nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Konkrete Aufbewahrungsfristen nennen diese Paragraphen nicht.
Braucht ein Verwalter eine Erlaubnis oder ein Zertifikat?
Eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO, mit Berufshaftpflichtversicherung. Den Titel zertifizierter Verwalter darf führen, wer vor der IHK die Prüfung nach § 26a WEG besteht. Zusätzlich sind 20 Stunden Weiterbildung in drei Kalenderjahren vorgeschrieben.
Muss ein Verwalter Beschlüsse und Abrechnungen digital sichern?
Das Gesetz schreibt kein Backup vor, aber es verpflichtet zur Führung der Unterlagen und zur Einsicht. Wer die Beschluss-Sammlung oder die Jahresabrechnung nach einem Angriff nicht mehr vorlegen kann, hat ein Problem mit den Pflichten aus § 24 und § 28 WEG. Ein unveränderliches Backup beugt dem vor.
Fällt eine Hausverwaltung unter die NIS2-Richtlinie?
In der Regel nicht. Anlage 1 und 2 BSIG nennen die Immobilienverwaltung nicht als Sektor. Wichtige Einrichtungen brauchen mindestens 50 Mitarbeiter oder über 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Bilanzsumme und müssen einem der Sektoren angehören. Die BSI-Betroffenheitsprüfung klärt Ihren Fall. Mindtime ersetzt diese Prüfung nicht.
Was gilt, wenn Eigentümerdaten bei einem Angriff abfließen?
Art. 33 DSGVO verlangt, die Verletzung unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Datenschutzaufsichtsbehörde zu melden, sofern ein Risiko für die Betroffenen besteht. Das Backup verhindert den Abfluss nicht, zeigt aber, welche Dateien betroffen sind, und stellt die Unterlagen wieder her.
Mit Ihren eigenen Daten
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Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.