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DeutschFinanzen und Immobilien
Backup für Immobilienmakler und Maklerbüros
Mindtime kopiert Postfächer, geteilte Ablagen, Laptops und Handys Ihres Büros in eigene Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Kopien sind unveränderlich, eine davon liegt als Air-Gap-Kopie ohne Verbindung zu Ihrem Netzwerk. Ein gelöschter Ordner oder ein Ransomware-Angriff nimmt Ihnen die Verkaufsakten nicht mit.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Immobilienmakler müssen Aufträge nach § 10 MaBV aufzeichnen und die Unterlagen fünf Jahre aufbewahren, Geldwäsche-Sorgfaltsdaten nach § 8 GwG ebenfalls fünf Jahre. Mindtime sichert Mails, Ablagen und Laptops Ihres Büros unveränderlich in eigenen Rechenzentren, damit diese Akten auch nach einem Löschen oder Angriff vorliegen.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf ein Maklerbüro nicht verlieren
Verkaufs- und Vermietungsakten
Maklerauftrag, Exposé, Besichtigungsprotokoll und Kaufpreisverhandlung liegen oft in einem Ordner pro Objekt. Löscht jemand den Ordner oder verschlüsselt ihn ein Angreifer, fehlt der Nachweis, was mit Verkäufer und Interessent vereinbart war.
Identifizierungsunterlagen nach dem Geldwäschegesetz
Ausweiskopien und Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten sind Unterlagen, die Sie im Prüfungsfall vorlegen müssen. Fehlen sie, steht die Aufsicht vor einer Akte ohne Nachweis, und Sie müssen die Angaben neu erheben.
Fotos, Grundrisse und Besichtigungsnotizen
Fotos und Notizen entstehen oft auf Handy und Laptop, bevor sie auf der gemeinsamen Ablage landen. Gehen sie verloren, muss das Büro Objekte erneut fotografieren und Besichtigungen nachfragen.
Regeln und Pflichten
Was GewO, MaBV und Geldwäschegesetz von Immobilienmaklern verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
§ 34c GewO: Erlaubnis für die Vermittlung
Wer gewerbsmäßig den Abschluss von Verträgen über Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte, gewerbliche Räume oder Wohnräume vermitteln will, braucht eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GewO. Die Makler- und Bauträgerverordnung gilt für Gewerbetreibende, die Tätigkeiten nach § 34c Abs. 1 GewO ausüben (§ 1 Abs. 1 MaBV). [1]
§ 10 MaBV: Aufzeichnungen ab Annahme des Auftrags
Der Gewerbetreibende zeichnet ab der Annahme des Auftrags unverzüglich und auf Deutsch auf. Zu den Angaben gehören Name und Anschrift des Auftraggebers, das vereinbarte Entgelt und bei der Vermittlung von Grundstücken oder Räumen Lage, Größe, Preis- oder Mietforderung und der Veräußerer oder Vermieter. [3]
§ 14 MaBV: fünf Jahre Aufbewahrung
Die in § 10 bezeichneten Geschäftsunterlagen sind nach § 14 Abs. 1 MaBV fünf Jahre in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Längere gesetzliche Fristen bleiben unberührt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte aufzuzeichnende Handlung zum jeweiligen Auftrag stattfand. [4]
§ 2 und § 8 GwG: Sorgfaltsdaten fünf Jahre aufbewahren
Immobilienmakler gehören nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG zu den Verpflichteten. Die im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und Informationen sind fünf Jahre aufzubewahren (§ 8 Abs. 4 GwG). Spätestens nach zehn Jahren müssen sie vernichtet werden. Eine Backup-Aufbewahrung darf diese Löschfrist nicht aushebeln. [6]
Wenn etwas schiefgeht
Der Ordner, den niemand vermisste, bis die Aufsicht fragte
Beispiel: Ein Maklerbüro mit sieben Mitarbeitern führt für jedes Objekt einen Ordner mit Auftrag, Ausweiskopien und Exposé. Ein ausscheidender Mitarbeiter löscht im Streit seine Ordner, und niemand merkt es, bis die Aufsicht im folgenden Jahr die Geldwäsche-Unterlagen eines Verkaufs anfordert. Mit einem Mindtime-Backup stellt das Büro den Ordner zum Stand vor dem Löschen wieder her. Die Wiederherstellung läuft in einer isolierten Umgebung, bevor die Akte zurück auf die Ablage kommt.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Immobilienmakler, Workload für Workload
- Google-Workspace-BackupMaklerbüros arbeiten oft mit Gmail und geteilten Ablagen, in denen gelöschte Objekte schnell verschwinden.
- Microsoft-365-BackupBüros mit Outlook und OneDrive brauchen dieselbe unabhängige Kopie ihrer Mails und Verkaufsakten.
- Backup für Laptops und EndgeräteFotos, Besichtigungsnotizen und eingescannte Ausweise liegen oft zuerst auf Laptop und Handy.
- NAS-BackupÄltere Verkaufsakten und Fotoarchive auf einem Büro-NAS brauchen eine unveränderliche Kopie außer Haus.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| onOffice | Maklersoftware mit CRM, Objektverwaltung und Portalanbindung. Läuft sie als Cloud-Dienst, klären Sie Export und Aufbewahrungsbedingungen mit dem Anbieter. Mindtime sichert Mails, Dateien und Laptops um die Software herum. |
|---|---|
| FlowFact | Maklersoftware für Kontakte, Objekte und Exposés. Läuft die Software auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server. |
| ImmoScout24 | Portal, auf dem Ihre Inserate laufen. Exposé-Texte, Fotos und Anfragen liegen beim Anbieter. Sichern Sie die Originale bei sich, in der Ablage und im Postfach, damit Sie sie nicht im Portal suchen müssen. |
| Google Workspace oder Microsoft 365 | Gemeinsame Postfächer für Anfragen, Ablagen je Objekt und unterschriebene Verträge. Mindtime sichert diese Daten außerhalb des Anbieters. |
Google Workspace
Google-Workspace-Backup für Immobilienmakler
Viele Maklerbüros arbeiten mit Gmail und Google Drive: eine geteilte Ablage je Objekt, Anfragen im gemeinsamen Postfach, unterschriebene Verträge in Drive. Google betreibt den Dienst, aber was Ihre eigenen Mitarbeiter löschen, lässt sich nur begrenzt zurückholen.
- Google Vault ist nach Googles eigener Hilfe kein Daten-Archiv. Löschen Sie einen Nutzer oder eine erforderliche Lizenz, können dessen Daten unwiderruflich bereinigt werden und stehen in Vault nicht mehr zur Verfügung.
- Das trifft Büros, die das Konto eines ausgeschiedenen Mitarbeiters löschen, dessen Ablagen aber noch Objektakten enthalten.
- Mindtime sichert Gmail, Drive und geteilte Ablagen in eigene Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, als unveränderliche Kopien mit geprüften Backup-Jobs.
- Google-Workspace-Backup können Sie 7 Tage kostenlos testen, mit Support auf Deutsch, Niederländisch und Englisch.
Vor dem Wechsel
Was Makler uns zuerst fragen
Müssen die Unterlagen nicht im Büro liegen?
§ 14 Abs. 1 MaBV nennt die Geschäftsräume als Aufbewahrungsort für die Geschäftsunterlagen. Wie das für digitale Akten gilt, klären Sie mit Ihrem Verband oder der zuständigen Behörde. Ein Backup ersetzt Ihre Aufbewahrung nicht, es stellt sicher, dass die digitale Akte nach einem Verlust wieder vorhanden ist.
Dürfen Ausweiskopien in ein Backup?
Sie liegen bereits in Ihrem Postfach oder Ihrer Ablage, also gehören sie ins Backup. Mindtime verarbeitet sie im Auftrag mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag, verschlüsselt die Übertragung mit AES-256 und speichert sie in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Stellen Sie die Aufbewahrungsdauer so ein, dass die Löschfristen des GwG eingehalten werden.
Wir haben keine IT-Abteilung. Wer richtet das ein?
Das Mindtime-Team richtet das Backup mit Ihnen ein, überwacht es rund um die Uhr und prüft jeden Backup-Job. Bei Fragen erreichen Sie Menschen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch, keinen Chatbot und kein Callcenter im Ausland.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Immobilienmakler
Wie lange müssen Immobilienmakler Unterlagen aufbewahren?
Geschäftsunterlagen nach § 10 MaBV fünf Jahre (§ 14 Abs. 1 MaBV), die nach dem Geldwäschegesetz erhobenen Angaben ebenfalls fünf Jahre (§ 8 Abs. 4 GwG). Buchhaltungsunterlagen unterliegen zusätzlich den Fristen der Abgabenordnung, die für Belege acht und für Bücher zehn Jahre betragen kann. Längere Fristen gehen vor.
Sind Immobilienmakler nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet?
Ja. § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG nennt Immobilienmakler als Verpflichtete. Sie erheben Sorgfaltsdaten und bewahren sie nach § 8 GwG auf: fünf Jahre, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Angabe festgestellt wurde. Spätestens nach zehn Jahren müssen sie vernichtet werden.
Wer braucht als Makler eine Erlaubnis nach § 34c GewO?
Wer gewerbsmäßig den Abschluss von Verträgen über Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte, gewerbliche Räume oder Wohnräume vermitteln will. Die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GewO erteilt die zuständige Behörde. Für die Aufzeichnungspflichten gilt die MaBV.
Fällt ein Maklerbüro unter die NIS2-Richtlinie?
In der Regel nicht. Anlage 1 und 2 BSIG nennen Immobilienmakler nicht als Sektor. Wichtige Einrichtungen brauchen mindestens 50 Mitarbeiter oder über 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Bilanzsumme und müssen einem der genannten Sektoren angehören. Die BSI-Betroffenheitsprüfung klärt den Einzelfall. Mindtime ersetzt diese Prüfung nicht.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.