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DeutschHandel, Gastgewerbe und Freizeit
Datensicherung für Hotels und Gastronomie: Reservierungen, Meldescheine und Kassendaten
Mindtime sichert den Back-Office-Server, die Kassendatenbank, die Rezeptions-Laptops und Ihr Microsoft 365 oder Google Workspace in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Backups sind unveränderlich, dazu kommt eine Air-Gap-Kopie.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Hotel oder Restaurant braucht ein Backup außer Haus, weil Kassendaten und Rechnungen Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung unterliegen und Ransomware Check-in und Kasse am selben Morgen lahmlegen kann. Mindtime hält unveränderliche, geprüfte Kopien von Servern, Laptops und Postfächern in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden bereit.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf ein Hotel oder Restaurant nicht verlieren
Reservierungen und Gästeprofile
Buchungen von der eigenen Website, von Booking.com und vom Telefon laufen im PMS zusammen, ebenso Gästewünsche und Vorauszahlungen. Fällt es freitagnachmittags aus, weiß die Rezeption nicht, wer anreist.
Meldescheine ausländischer Gäste
Ausländische Gäste unterschreiben bei der Ankunft einen Meldeschein, den Sie ein Jahr aufbewahren und danach binnen drei Monaten vernichten müssen. Wer die Scheine digital führt, braucht eine Kopie und ein Löschkonzept, das beides zusammenbringt.
Kassenjournal, Rechnungen und Allergenlisten
Jeder Bon aus Restaurant und Bar ist ein steuerlicher Datensatz. Die Allergenliste der Küche ist das Dokument, auf das sich Service und Lebensmittelkontrolle stützen. Beides muss vollständig und lesbar bleiben.
Regeln und Pflichten
Was Meldegesetz, Kassenrecht und Lebensmittelinformation von Betrieben verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Meldeschein: ein Jahr aufbewahren, dann vernichten
Leiter von Beherbergungsstätten halten nach § 30 BMG besondere Meldescheine bereit. Sie bewahren die ausgefüllten Scheine ab dem Abreisetag ein Jahr auf und vernichten sie innerhalb von drei Monaten nach Ablauf dieser Frist (§ 30 Abs. 4 BMG). Unterschreiben müssen ausländische Gäste (§ 29 Abs. 2 BMG). Auf dem Schein stehen unter anderem Name, Geburtsdatum, Anschrift und die Seriennummer des Passes (§ 30 Abs. 2 BMG). [1]
Kasse mit TSE und Belegausgabe
Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen sind elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 1 KassenSichV). Sie müssen nach § 146a Abs. 1 AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Wer Geschäftsvorfälle erfasst, muss dem Beteiligten nach § 146a Abs. 2 AO einen Beleg ausstellen und aushändigen. Jeder Vorgang beginnt dazu als neue Transaktion (§ 2 KassenSichV). [3]
Kassendaten lesbar und verfügbar halten
Wer Aufzeichnungen auf Datenträgern führt, muss sicherstellen, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können (§ 146 Abs. 5 AO). Bei einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde die Daten einsehen oder in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Bücher und Aufzeichnungen bewahren Sie zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). [7]
Allergene bei loser Ware: schriftlich nachweisbar
Für nicht vorverpackte Speisen müssen Gäste die Allergeninformation vor dem Kauf zur Kenntnis nehmen können, etwa auf der Speisekarte oder per Aushang (§ 4 Abs. 3 LMIDV). Wer sie mündlich gibt, braucht nach § 4 Abs. 4 LMIDV eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung der verwendeten Zutaten, die für die zuständige Behörde unmittelbar und leicht zugänglich ist, und einen sichtbaren Hinweis darauf. [8]
Datenpanne binnen 72 Stunden melden
Gästedaten wie Adresse, Geburtsdatum und Passnummer fallen unter die DSGVO. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten melden Sie nach Art. 33 DSGVO unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde, es sei denn, sie führen voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Betroffenen. Jede Verletzung dokumentieren Sie (Abs. 5). [10]
Wenn etwas schiefgeht
Ransomware am Samstagmorgen
Beispiel: Ein familiengeführtes Hotel mit Restaurant findet samstags früh den Reservierungsserver und das Laufwerk der Verwaltung verschlüsselt, auf dem Bildschirm steht eine Lösegeldforderung. Die Rezeption arbeitet mit ausgedruckten Anreiselisten, der Inhaber ruft seinen IT-Dienstleister. Weil die Backups unveränderlich sind und eine Air-Gap-Kopie existiert, konnte der Angreifer sie nicht verändern. Der Dienstleister stellt den Server aus dem letzten sauberen Backup in einer isolierten Umgebung wieder her, prüft ihn auf Malware und nimmt ihn dann in Betrieb. Der Inhaber prüft anschließend, ob er den Vorfall nach Art. 33 DSGVO melden muss.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Hotels und Gastronomie, Workload für Workload
- Microsoft-365-BackupDas Reservierungspostfach, Gruppen- und Veranstaltungsverträge in SharePoint und die OneDrive-Ordner der Abteilungsleiter erhalten eine unabhängige Kopie.
- Backup für Laptops und EndgeräteRezeptions-PCs, Büro-Laptops und die Mobilgeräte der Betriebsleitung enthalten Exporte und Dokumente, die oft nirgends sonst liegen.
- VMware- und Hyper-V-BackupGrößere Häuser betreiben PMS, Kassen-Backoffice und Fileserver häufig als virtuelle Maschinen auf einem Host. Mindtime sichert diese Maschinen als Ganzes.
- Datenbank-BackupBack-Office-Datenbanken auf SQL Server oder MySQL werden in einem konsistenten Zustand erfasst.
- NAS-BackupSynology- oder QNAP-Geräte mit Speisekarten, Fotos und Ablageordnern landen als Kopie außerhalb des Hauses.
- Disaster RecoveryFällt in der Hochsaison der Server im Haus aus, laufen Ihre Systeme über die Standby-Infrastruktur weiter. Vierteljährliche DR-Tests zeigen, dass das funktioniert.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| protel und Apaleo | Hotelsoftware (PMS) für Reservierungen, Zimmerbelegung und Rechnungen. Läuft sie auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server. Bei einer Cloud-Variante klären Sie mit dem Hersteller Export und Aufbewahrung; Mindtime schützt Microsoft 365 oder Google Workspace und die Laptops um die Software herum. |
|---|---|
| orderbird und gastronovi | Kassen- und Gastronomiesysteme mit TSE. Liegt das Kassen-Backoffice auf einem PC oder Server im Haus, sichert Mindtime diese Maschine samt Datenbank. Bei gehosteten Lösungen fragen Sie den Hersteller, wie Sie Journal und Exporte für die Betriebsprüfung ziehen. |
| Booking.com und andere Extranets | Buchungen von Portalen liegen im Extranet und im Channel-Manager. Die Bestätigungsmails im Reservierungspostfach helfen oft am schnellsten, einen Tag zu rekonstruieren. Mindtime sichert dieses Postfach. |
| DATEV und Lexware | Die Buchhaltung läuft meist beim Steuerberater oder in einer Cloud-Software. Fragen Sie nach Export- und Aufbewahrungsbedingungen. Rechnungsordner, Lieferantenverträge und Kassenabschlüsse auf Ihren Laptops und in Ihrem Microsoft 365 sichert Mindtime. |
| Allergen- und HACCP-Dateien | Viele Küchen führen Allergenlisten, Temperaturprotokolle und Reinigungspläne in Excel oder Word. Liegen sie auf einem Laptop, in OneDrive oder auf einem NAS, fallen sie unter das Endgeräte-, Microsoft-365- und NAS-Backup. |
Vor dem Wechsel
Was Hoteliers und Gastronomen uns zuerst fragen
Unser PMS läuft in der Cloud, der Hersteller kümmert sich um die Sicherung.
Der Hersteller schützt seine Plattform. Welche Daten Sie wie lange zurückbekommen, regelt der Vertrag, also lesen Sie dort Export und Aufbewahrung nach. Was meist außerhalb des PMS liegt, etwa das Reservierungspostfach, Eventverträge, das Kassen-Backoffice und die Laptops der Rezeption, sichert Mindtime.
Wir haben keine IT-Abteilung.
Brauchen Sie auch nicht. Mindtime prüft jeden Backup-Job und überwacht rund um die Uhr. Wenn Sie Hilfe brauchen, sprechen Sie mit einem Menschen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch, nicht mit einem Chatbot und nicht mit einem Callcenter im Ausland. Betreut Sie ein Systemhaus, kann es Mindtime über eine mandantenfähige Konsole für Sie verwalten.
Liegen Gästedaten außerhalb Europas?
Nein. Backups liegen ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden und werden bei der Übertragung mit AES-256 verschlüsselt. Zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Hotels und Gastronomie
Welche Hoteldaten sollten Sie zuerst sichern?
Beginnen Sie mit dem, was sich nicht neu erzeugen lässt: Reservierungs- und Gästedaten, digitale Meldescheine, Kassen- und Rechnungsdaten, das Reservierungspostfach und Verträge für Gruppen und Feiern. Danach folgen Rezeptions- und Büro-Laptops sowie Server und NAS im Haus. Bei Cloud-Systemen prüfen Sie die Exportfunktionen des Herstellers und legen regelmäßige Exporte dort ab, wo ein Backup sie erfasst.
Wie lange müssen Hotels Meldescheine aufbewahren?
Ein Jahr ab dem Abreisetag, danach sind sie innerhalb von drei Monaten zu vernichten (§ 30 Abs. 4 BMG). Das gilt für die Scheine, die ausländische Gäste unterschreiben. Führen Sie sie digital, legen Sie die Aufbewahrungsdauer im Backup passend zu dieser Frist fest. Wie das geht, klärt unser Support mit Ihnen.
Ersetzt die TSE in der Kasse ein Backup?
Nein. Die TSE soll die digitalen Aufzeichnungen vor Manipulation schützen (§ 146a Abs. 1 AO). Sie ersetzt keine Kopie außerhalb des Betriebs. Nach § 146 Abs. 5 AO müssen die Daten die ganze Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar bleiben. Wie Sie Journal und Exporte dafür ablegen, klären Sie mit Kassenhersteller und Steuerberater.
Was bedeutet ein Ransomware-Angriff für ein Hotel?
Check-in, Zimmerzuteilung, Kasse und Reservierungspostfach können gleichzeitig ausfallen. Die Wiederherstellung hängt von einer Kopie ab, die der Angreifer nicht erreichen oder verändern konnte. Mindtime sichert unveränderlich und legt eine Air-Gap-Kopie an. Backups werden auf Malware gescannt und zuerst in einer isolierten Umgebung wiederhergestellt. Sind Gästedaten betroffen, prüfen Sie die Meldung nach Art. 33 DSGVO binnen 72 Stunden.
Fallen Hotels und Restaurants unter NIS2?
In der Regel nicht. Beherbergung und Gastronomie tauchen in der Sektorenliste der Anlagen 1 und 2 des BSI-Gesetzes nicht auf. Wichtige Einrichtungen sind laut Handelskammer Hamburg ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Jahresbilanz erfasst, aber nur in den gelisteten Sektoren. Betreiben Sie neben dem Hotel einen gelisteten Dienst, prüfen Sie Ihre Betroffenheit mit dem BSI. DSGVO und Steuerrecht gelten ohnehin.
Können Sie eine Hotel- oder Restaurantgruppe sichern?
Ja. Server, Laptops und NAS jedes Standorts lassen sich in einem Konto neben dem zentralen Microsoft-365- oder Google-Workspace-Tenant führen. Gruppen, die bei einem Ausfall des Serverraums weiterlaufen müssen, ergänzen Mindtime Disaster Recovery: Standby-Infrastruktur, ein erster Test-Failover in der Regel innerhalb von 10 Tagen und danach vierteljährliche DR-Tests.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.