English
Nederlands
DeutschHandwerk, Logistik und Industrie
Backup für Gebäudereinigung: Zeitnachweise, Einsatzpläne, Verträge
Mindtime sichert Laptops, Server, NAS und das Microsoft-365- oder Google-Workspace-Konto Ihrer Reinigungsfirma in eigene Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, unveränderlich und mit Air-Gap-Kopie.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Reinigungsfirmen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach § 17 MiLoG aufzeichnen und die Unterlagen für Kontrollen bereithalten. Die Einsatzpläne, Schlüsselbücher und Objektanweisungen liegen oft in Tabellen im Büro. Ein Backup außerhalb des Büros stellt sie wieder her, wenn jemand einen Ordner löscht oder ein Angriff sie verschlüsselt. Mindtime sichert Laptops, NAS und Cloud-Konten unveränderlich.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf eine Reinigungsfirma nicht verlieren
Arbeitszeitnachweise und Personalakten
Eine Reinigungsfirma beschäftigt viele Teilzeitkräfte und Minijobber. Ausweiskopien, Arbeitsverträge, Stundenzettel und Lohndaten bleiben nach dem Ausscheiden Jahre im Haus. Sie brauchen sie bei der Zollprüfung, und sie müssen geschützt bleiben.
Objektanweisungen, Schlüssel- und Alarmlisten
Reinigungspläne, Grundrisse, Schlüsselbücher und Alarmcodes entscheiden, ob eine Vertretung heute Abend im Kundengebäude arbeiten kann. Fehlen sie, rufen Sie jeden Kunden einzeln an.
Verträge, Leistungsverzeichnisse und Qualitätsberichte
Rahmenverträge, Leistungsverzeichnisse, Abnahmeprotokolle und Angebote für Ausschreibungen belegen, was vereinbart und geliefert wurde. Sie liegen meist verstreut in Postfächern und gemeinsamen Ordnern.
Regeln und Pflichten
Was Mindestlohnrecht, Tarifvertrag und Datenschutz von Reinigungsfirmen verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Arbeitszeit aufzeichnen: § 17 Abs. 1 MiLoG
Wer Minijobber oder Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG beschäftigt, zeichnet Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auf. Das Gebäudereinigungsgewerbe steht ausdrücklich in § 2a SchwarzArbG. Die Aufzeichnung ist spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages fällig und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. [1]
Unterlagen für die Zollkontrolle bereithalten: § 17 Abs. 2 MiLoG
Die für die Kontrolle erforderlichen Unterlagen halten Sie im Inland in deutscher Sprache bereit, für die gesamte Dauer der tatsächlichen Beschäftigung, mindestens für die Dauer der gesamten Werk- oder Dienstleistung, insgesamt aber nicht länger als zwei Jahre. Auf Verlangen der Prüfbehörde müssen sie auch am Ort der Beschäftigung vorliegen. Eine Kopie außerhalb Ihres Netzes erreichen Sie, wenn der Büro-Server ausfällt. [1]
Ausweis mitführen und Hinweis aufbewahren: § 2a SchwarzArbG
Beschäftigte im Gebäudereinigungsgewerbe führen Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mit und legen ihn der Zollverwaltung auf Verlangen vor. Nach § 2a Abs. 2 weisen Sie als Arbeitgeber nach, dass Sie sie vor Beginn der Tätigkeit schriftlich darüber informiert haben, bewahren den Hinweis während der Tätigkeit auf und legen ihn bei Prüfungen vor. [2]
Mindestarbeitsbedingungen: §§ 4, 8 AEntG
Die Gebäudereinigung steht in § 4 Abs. 1 AEntG unter den Branchen, deren Tarifverträge Mindestarbeitsbedingungen setzen können. Nach § 8 Abs. 1 AEntG gewähren Arbeitgeber, die unter einen für allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrag fallen, mindestens die dort vorgeschriebenen Arbeitsbedingungen. Die Tarifbroschüre des Landes Berlin führt den Mindestlohn-Tarifvertrag der Gebäudereinigung als allgemeinverbindlich. [3]
Haftung für Nachunternehmer: § 14 AEntG
Wer ein anderes Unternehmen beauftragt, haftet nach § 14 AEntG für dessen Pflicht zum Mindestentgelt wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat. Vergeben Sie Reinigungsobjekte an Nachunternehmer, brauchen Sie deren Nachweise auch Jahre später. [5]
Lohnkonto: § 41 EStG
Nach § 41 Abs. 1 EStG führen Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto. Sie bewahren es bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres auf, das auf die zuletzt eingetragene Lohnauszahlung folgt. [6]
Wenn etwas schiefgeht
Der gelöschte Einsatzplan-Ordner
Beispiel (frei erfunden): Die Disponentin einer regionalen Reinigungsfirma hält Einsatzpläne, Schlüsselbücher und Objektanweisungen aller Kunden in einem gemeinsamen OneDrive-Ordner. Ein Kollege räumt auf und löscht den Ordner, die Löschung synchronisiert auf alle Laptops, bevor es jemand merkt. Das Büro stellt den Ordner aus dem Microsoft-365-Backup von Mindtime wieder her, und die Abendschichten fahren mit den richtigen Anweisungen und Zugangsdaten los.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Gebäudereinigung, Workload für Workload
- Microsoft-365-BackupEinsatzpläne, Objektanweisungen und Personalunterlagen in OneDrive und SharePoint sind einen Sync vom Verschwinden entfernt.
- Google-Workspace-BackupFirmen mit Gmail und Google Drive brauchen eine Kopie außerhalb von Google, falls eine geteilte Ablage geleert oder ein Konto entfernt wird.
- Backup für Laptops und EndgeräteLaptops von Disponenten und Objektleitern halten lokale Kopien von Plänen und Verträgen, die nicht immer synchronisiert sind.
- NAS-BackupStundenzettel-Scans, Verträge und Fotos von Abnahmen liegen in vielen Büros auf einem NAS. Eine Kopie außer Haus schützt es vor Brand und Ransomware.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Miele MOVE Clean+ | Modulare Software für Gebäudereiniger mit Kunden- und Auftragsverwaltung, Schichtplanung, Arbeitszeiterfassung und Qualitätskontrolle. Prüfen Sie, wo Ihre Daten liegen und welche Export- und Aufbewahrungsregeln der Anbieter nennt. Mindtime schützt Laptops und Konten rund um die Software. |
|---|---|
| MR.Clean | Branchensoftware für Gebäudereiniger mit Auftrags- und Lohnfunktionen, laut Softguide lokal installiert. Läuft sie auf Ihrem eigenen Server oder PC, sichert Mindtime diesen Rechner. |
| DATEV oder Lexware (Lohn und Buchhaltung) | Läuft die Lohnabrechnung bei Ihrer Steuerberatung, klären Sie dort Export und Aufbewahrung. Lohnunterlagen, die Sie im Büro ablegen, sichert Mindtime mit Microsoft 365 oder Google Workspace. |
| Einsatzpläne, Schlüsselbücher und Objektanweisungen | Häufig Tabellen in OneDrive, SharePoint oder Google Drive. Mindtime sichert Microsoft 365 und Google Workspace, sodass Sie eine gelöschte oder überschriebene Datei zurückholen. |
Vor dem Wechsel
Was Reinigungsunternehmen uns zuerst fragen
Unsere Zeiterfassung läuft in einer App des Anbieters.
Dann klären Sie mit dem Anbieter, wie lange er Daten vorhält und wie Sie exportieren. Die Exporte, Stundenzettel-Scans, Verträge und Mails liegen bei Ihnen. Mindtime sichert diese Daten in Ihren Konten, auf Laptops und auf dem NAS.
Unsere Reinigungskräfte haben keine Firmenlaptops.
Das Backup beginnt im Büro: bei Disposition, Personalverwaltung und Buchhaltung, wo Pläne, Verträge und Lohndaten zusammenlaufen. Die Konten sichern Sie ohne Geräte der Reinigungskräfte.
Wir haben keine IT-Abteilung.
Sie installieren einen Agent pro Gerät und verbinden Ihr Mail-Konto. Jeder Backup-Job wird geprüft, die Überwachung läuft rund um die Uhr. Support gibt es auf Deutsch, Niederländisch und Englisch. Vereinbaren Sie die kostenlose 15-minütige Demo.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Gebäudereinigung
Wie lange müssen Reinigungsfirmen Arbeitszeitnachweise aufbewahren?
Nach § 17 Abs. 1 MiLoG mindestens zwei Jahre, und die Aufzeichnung ist spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung fällig. Das Lohnkonto bewahren Sie nach § 41 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnauszahlung auf. Welche Frist für welches Dokument gilt, klärt Ihre Steuerberatung.
Welche Unterlagen verlangt der Zoll bei einer Kontrolle?
Nach § 17 Abs. 2 MiLoG die Unterlagen, die zur Prüfung der Mindestlohnpflichten nötig sind, in deutscher Sprache und im Inland. Auf Verlangen auch am Einsatzort. Welche Dokumente das im Einzelfall sind, sagt Ihnen Ihre Steuerberatung oder Ihr Arbeitgeberverband.
Wie schützen wir Ausweiskopien und Personalakten?
Legen Sie sie im Konto der Firma ab, nicht in privaten Postfächern, und sichern Sie dieses Konto. Mindtime verschlüsselt die Übertragung mit AES-256, verlangt MFA für administrative Aktionen und liefert zu jedem Vertrag einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Ein Verlust von Personalakten kann nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO meldepflichtig sein, binnen 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde.
Gilt NIS2 für Gebäudereinigungsunternehmen?
Gebäudereinigung steht in keinem der sieben Sektoren der Anlage 1 und der sieben Sektoren der Anlage 2 BSIG. Zusätzlich gelten Größenschwellen: wichtige Einrichtungen haben mindestens 50 Mitarbeiter oder einen Jahresumsatz und eine Jahresbilanzsumme von jeweils über 10 Millionen Euro (§ 28 Abs. 2 BSIG). Reinigungsfirmen sind meist nicht selbst betroffen. Große Kunden können aber Nachweise zur Datensicherung verlangen. Mindtime erfüllt keine NIS2-Pflicht für Sie, wir liefern den Backup-Teil.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.