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DeutschHandwerk, Logistik und Industrie
Datensicherung für Autohäuser und Kfz-Werkstätten: Aufträge, Belege und Diagnoseberichte
Mindtime sichert Empfangs-PCs, Diagnose-Laptops, NAS und Postfächer Ihres Betriebs in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Backups sind unveränderlich, dazu kommt eine Air-Gap-Kopie. Wir prüfen jeden Backup-Job.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Backup für Autohäuser sichert, was Ihr Autohaus-System nicht hält: gescannte Ankaufs- und Verkaufsbelege, Fotos, Diagnoseberichte und Postfächer. Wer gebrauchte Fahrzeuge nach § 25a UStG differenzbesteuert verkauft, muss Einkaufs- und Verkaufspreis aufzeichnen. Mindtime speichert unveränderliche Kopien in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf ein Autohaus oder eine Werkstatt nicht verlieren
Werkstattaufträge und Fahrzeughistorie
Auftragsscheine, Prüfnotizen und Fotos von Schäden belegen, was Sie an einem Fahrzeug getan haben und warum. Kunden, Versicherer und Leasinggesellschaften fragen noch lange danach, wenn der Wagen längst vom Hof ist.
Ankaufs- und Verkaufsbelege für Gebrauchte
Bei gebrauchten Fahrzeugen führen Sie Einkauf und Verkauf je Fahrzeug. Ohne diese Dateien lässt sich die Umsatzsteuer, die Sie nach der Differenzbesteuerung berechnet haben, bei einer Prüfung schwer belegen.
Diagnose- und Kalibrierberichte
Auslesungen, Update-Protokolle und Kalibrierberichte liegen oft auf einem einzigen Werkstatt-Laptop. Fällt er aus, ist der Nachweis der Arbeit mit weg.
Regeln und Pflichten
Was Umsatzsteuerrecht, Geldwäschegesetz und BGB von Autohäusern verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Differenzbesteuerung: Einkauf und Verkauf aufzeichnen (§ 25a Abs. 6 UStG)
Wiederverkäufer, die gebrauchte Fahrzeuge differenzbesteuert verkaufen, müssen aufzeichnen, was sie für den Gegenstand bezahlt haben und für wie viel sie ihn verkauft haben. Führen Sie neben der Differenzbesteuerung auch Umsätze mit allgemeiner Besteuerung aus, zeichnen Sie diese getrennt auf. [1]
Rechnungen: acht Jahre (§ 14b UStG)
Unternehmer bewahren selbst ausgestellte und erhaltene Rechnungen acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Für Bücher und Jahresabschlüsse gelten zehn Jahre, für Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). [2]
Barzahlungen ab 10.000 Euro (§ 10 Abs. 6a GwG)
Güterhändler gehören zu den Verpflichteten des Geldwäschegesetzes (§ 2 Abs. 1 Nr. 16 GwG). Kraftfahrzeuge stehen in der Beispielliste hochwertiger Güter in § 1 Abs. 10 GwG. Nehmen Sie bei Transaktionen über sonstige Güter Barzahlungen von mindestens 10.000 Euro an oder leisten sie, müssen Sie die allgemeinen Sorgfaltspflichten erfüllen. [5]
GwG-Unterlagen: fünf Jahre aufbewahren, dann löschen (§ 8 Abs. 4 GwG)
Aufzeichnungen und Belege nach dem Geldwäschegesetz bewahren Sie fünf Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Angabe festgestellt wurde, oder bei laufenden Geschäftsbeziehungen mit dem Ende der Beziehung. Spätestens nach zehn Jahren müssen die Unterlagen vernichtet sein. Prüfen Sie, dass Ihre Backups diese Löschfrist nicht aushebeln. [6]
Zwei Jahre Gewährleistung für Reparaturen (§ 634a BGB)
Bei Werken, deren Erfolg in der Wartung oder Veränderung einer Sache besteht, verjähren Mängelansprüche nach § 634a Abs. 1 Nr. 1 BGB in zwei Jahren ab Abnahme. Auftragsschein, Prüfprotokoll und Fotos aus der Werkstatt zeigen, in welchem Zustand Sie das Fahrzeug übergeben haben. [8]
Wenn etwas schiefgeht
Verschlüsselte NAS vor der Betriebsprüfung
Beispiel: Ein Autohaus mit Werkstatt legt gescannte Ankaufs- und Verkaufsbelege sowie Fotos der Gebrauchtwagen auf einer NAS im Büro ab. Ransomware verschlüsselt sie, während die Steuerberaterin Unterlagen für eine Prüfung anfordert. Das Mindtime-Backup ist unveränderlich und lag außerhalb der Reichweite der Schadsoftware. Nach einem Malware-Scan stellt der Betrieb die Belege in einer isolierten Umgebung wieder her und liefert sie vollständig an.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Autohäuser und Werkstätten, Workload für Workload
- Backup für Laptops und EndgeräteEmpfangs-PCs und Diagnose-Laptops halten Berichte und Scans, die es sonst nirgends gibt.
- Microsoft-365-BackupAngebote, Freigaben von Leasinggesellschaften und Lieferantenrechnungen kommen per Mail und liegen in Outlook und OneDrive.
- Google-Workspace-BackupKleinere Betriebe arbeiten mit Gmail und Google Drive, wo ein geleerter Papierkorb schwer rückgängig zu machen ist.
- NAS-BackupEine Synology oder QNAP im Büro ist ein üblicher Ort für Scans und Fotos und ein häufiges Ransomware-Ziel.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Loco-Soft | Dealer-Management-System von Loco-Soft aus Lindlar für Autohäuser und Kfz-Betriebe, mit Fahrzeug-, Teile- und Werkstattverwaltung. Läuft es auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server. Ob Ihre Installation lokal oder gehostet läuft, klären Sie mit dem Hersteller. |
|---|---|
| Werbas | Verwaltungssoftware von Werbas für Autohäuser und Werkstätten, ergänzt um die webbasierte Werkstattlösung Werbas blue. Prüfen Sie beim Hersteller Export und Aufbewahrung. Mindtime sichert PCs, NAS und Postfächer um die Software herum. |
| Diagnose-Laptops | Meist Windows-Laptops mit der Diagnosesoftware des Herstellers und gespeicherten Berichten. Mindtime sichert die Dateien des Laptops, damit Berichte ein defektes oder gestohlenes Gerät überleben. |
| Gescannte Ankaufs- und Verkaufsbelege | Liegen oft auf einer NAS oder einem kleinen Dateiserver. Mindtime sichert Synology- und QNAP-NAS sowie Linux-Server. |
Vor dem Wechsel
Was Autohäuser und Werkstätten uns zuerst fragen
Unser Autohaus-System läuft beim Anbieter. Warum zusätzlich sichern?
Der Softwareanbieter kümmert sich um seine Plattform. Postfächer, Scans, Fotos und Werkstatt-Laptops gehören Ihnen und sind Ihre Aufgabe. Genau die sichert Mindtime, und wir prüfen jeden Backup-Job.
Wir haben keine Zeit für IT.
Brauchen Sie auch nicht. Mindtime überwacht die Backups rund um die Uhr. Scheitert ein Job, kümmern sich Menschen darum, die Deutsch, Niederländisch oder Englisch sprechen. Keine Chatbots, kein Callcenter im Ausland.
Liegen Kundendaten außerhalb Europas?
Nein. Die Backups liegen nur in eigenen Tier-III-Rechenzentren von Mindtime in Deutschland und den Niederlanden. Zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Autohäuser
Wie lange muss ein Autohaus Rechnungen und Unterlagen aufbewahren?
Rechnungen acht Jahre (§ 14b UStG), Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Auftragsscheine und Fotos nennt keine dieser Vorschriften ausdrücklich. Sie stützen aber die Belege und helfen bei einem Streit um die Reparatur, solange Mängelansprüche verjähren können (zwei Jahre ab Abnahme, § 634a BGB). Planen Sie die Aufbewahrung Ihrer Backups mit Ihrem Steuerberater.
Sichert Mindtime unseren Diagnose-Laptop?
Ja. Mindtime sichert Windows-, macOS- und Linux-Laptops einschließlich der darauf gespeicherten Berichte und Protokolle. Wir sichern Ihre Dateien, nicht die Lizenz der Diagnosesoftware oder das Online-Portal des Herstellers. Fragen Sie Ihren Gerätelieferanten, wie sich die Software auf einem Ersatzgerät neu installieren und aktivieren lässt.
Gilt die NIS2-Richtlinie für Autohäuser und Werkstätten?
Voraussichtlich nicht. Anlage 2 BSIG nennt die Herstellung von Kraftwagen und Kraftwagenteilen (Nr. 5.5), nicht den Handel und nicht die Reparatur. Das NIS2UmsuCG gilt zudem erst ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Bilanzsumme (§ 28 BSIG). Beliefern Sie einen Hersteller, kann er Sicherheitsanforderungen in Verträge schreiben.
Sind die Backups gegen Ransomware geschützt?
Ja. Die Backups sind per Object Lock unveränderlich, dazu kommt eine Air-Gap-Kopie getrennt vom Netz. Administrative Aktionen verlangen MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung). Vor der Wiederherstellung scannen wir die Backups auf Malware, damit keine Infektion auf einen sauberen PC zurückkehrt.
Braucht ein Autohaus mit eigenem Server Disaster Recovery?
Nur wenn die Werkstatt ohne diesen Server nicht lange arbeiten kann. Mindtime Disaster Recovery hält Standby-Infrastruktur bereit. Der erste Test-Failover findet in der Regel innerhalb von 10 Tagen statt, danach folgen vierteljährliche DR-Tests. Viele Betriebe mit Cloud-Software beginnen mit dem Backup von PCs, Mail und NAS.
Wie fangen wir an?
Vereinbaren Sie eine kostenlose 15-minütige Demo und nennen Sie uns PCs, Postfächer und Speicher. Läuft Ihre Mail auf Microsoft 365 oder Google Workspace, testen Sie das Backup zuerst 7 Tage kostenlos.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.